August 18, 2021
School Board Work Session and Regular Meeting
On Wednesday, Aug. 18, the school board held a work session and regular meeting. Community members attended the meeting in person, and the session also was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.
Work Session
The board continued its discussion of the process to search for and hire the permanent superintendent. Board members appointed Cydney Vandercar as interim superintendent in May 2020. After reviewing and interviewing search firms last year, the board opted to cancel the search firm selection process and extended Ms. Vandercar’s appointment through the 2021–22 school year.
After a lengthy discussion in the work session, the board settled on the appointment of a subcommittee of three board members to draft an informal request for proposals (IRFP) to solicit an executive search firm. The firm would lead the recruitment of a permanent 4J superintendent. The board voted during the regular meeting following the work session to approve the process for initiating the superintendent search.
Regular Meeting
Introductory Comments
Interim Superintendent Cydney Vandercar said the district is looking forward to welcoming back students to schools in-person on regular schedules five days a week. She said more than 300 families so far have requested to enroll in two online learning options: 4J K–5 Connect and Eugene Online Academy. Requests will be accepted through August 23.
Superintendent Vandercar said district staff would present information later in the meeting about the layered approach 4J would employ to protect the health of students and staff when schools reopen for full-time, in-person learning next month. These approaches include the use of face coverings, physical distancing, upgraded ventilation, frequent handwashing, and more. She briefly discussed both the surge in coronavirus cases locally and in Oregon, and the worker shortage affecting the district along with many other public agencies and private businesses. She encouraged community members to consider job opportunities with 4J (listed online) if they are in the job market.
Superintendent Vandercar reported 4J is seeking guidance from the Oregon Department of Education on its ability to confer a high school diploma or honorary diploma posthumously to a high school senior who dies before meeting the graduation requirements defined in state law.
The superintendent reported 4J has closed on the sale of one of two properties it is seeking to buy for a new career technical education (CTE) program, Future Build Project, in which students will learn construction skills and help build housing. The sale of the second property is pending.
She said the district was working with neighboring school districts and the United Way of Lane County so students can attend an Oct. 28 talk by Ruby Bridges Hall, an American civil rights activist who, as a young girl, was the first African-American student to desegregate an all-white elementary school in Louisiana in 1960.
Items for Information (no board action is expected to be taken)
• Received an update on 4J’s plans for the return to full-time, in-person learning this fall: As the county experiences a record COVID-19 case count, 4J is currently not allowing visitors and volunteers in school buildings with the exception of essential individuals needed for student safety. The district is not allowing community organizations to rent out district-owned buildings for activities and events, except for essential services such as wraparound childcare. There also are no school field trips at this time, except for Outdoor School programs. These restrictions will be revisited at a later point as public health conditions evolve.
District staff explained protocols for isolation and quarantine of students and staff who become ill, test positive or are exposed to COVID-19, as well as contact tracing practices to identify individuals who have been in close contact with and exposed to someone with the virus. Staff outlined the online learning options that will be available for families who would prefer their students continue to receive instruction virtually at home. District staff also reported on the shortage of bus drivers, reflecting similar shortages across Oregon and the U.S., and how 4J is adjusting and reducing routes and stops and making other changes to be able to continue to provide transportation services and get students to school when the new year starts.
• Received an update on potential changes to 4J’s Equity Committee: The district is proposing to restructure its existing equity committee in response to a new state law. The committee advises 4J leaders on ways to increase educational equity for underrepresented students.
The current committee is made up of 12 community members appointed by the superintendent, in addition to five non-voting members: the superintendent, one school board member and three staff members appointed by the superintendent. To comply with Senate Bill 732 and better serve students, the restructured committee would almost double in size, consisting of six high school students, five parents, five 4J employees and four other community members. Participating high school students could earn high school credit for serving on the committee. The restructured committee would include a mix of students and parents from 4J’s four school regions and staff members from its primary employee groups: licensed, classified and administrators. The district’s equity office aims to convene the reconfigured committee for the first time in November, after the superintendent and school board make appointments from a short list provided by district staff.
• Discussed potential allowances for instructional time in the 2021–22 school year: This item was not originally on the agenda and was added at the beginning of the meeting. A board member proposed adding it as an item for action in this meeting; after lengthy discussion it was added as an item for information for the board to discuss.
Oregon Department of Education rules set a minimum number of instructional hours that all K–12 students must receive each school year, depending on grade level (900 hours per year for grades K–8, 990 for grades 9–11, 966 for grade 12). Under the state regulations, if approved by the local school board, a district may provide fewer hours of instruction than these requirements by counting as instructional time up to 60 hours of recess in grades K–3, and up to 30 hours of professional development and up to 30 hours of parent-teacher conferences in grades K–12. These credits can’t be taken unless they occur. Board members agreed to further discuss whether to approve such allowances at its Sept. 1 meeting.
Items for Action
• Approved items on the consent agenda: The board approved the purchase of school buses and vans; awarded the contract for site preparation at Kelly Middle School to accommodate the addition of modular classroom buildings; and approved an agreement on certain economic terms for the final year of the 2018–2022 labor contract with the Oregon School Employees Association, the union representing 4J’s classified employees. The vote was unanimous.
• Initiated the search for a permanent superintendent: Board members voted to direct the board chair to appoint a subcommittee of three board members to draft an informal request for proposals (IRFP) to solicit an executive search firm to lead the process to select a permanent superintendent. The full board will vote to approve the IRFP on Sept 1. The board also voted to delegate to the subcommittee the jobs of screening and scoring each of the search firm candidates and to recommend to the full board search firm finalists for consideration. The vote was unanimous.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Considered initiating adoption processes for language arts and social studies curriculum: This item was slated in the published board agenda as an item for action, after having been considered for future action in the previous meeting. It was changed in this meeting to again be discussed as an item for future action.
The school board is slated to decide whether to initiate a comprehensive process to adopt an updated secondary language arts curriculum and an elementary language arts and social studies curriculum that can be used by both English language and language immersion programs.
In 2020 and 2021, the Oregon Department of Education adopted new English language arts and social studies standards. District staff shared that the curriculum 4J educators use to teach language arts is based on older state standards for language arts that don’t align with current educational research, and that research also shows increased reading comprehension by bringing together social studies and language arts instruction. In addition, the curriculum used in the target language in 4J’s language immersion programs is not aligned with the district’s English-language curriculum. A full language arts adoption process has not taken place since 2007.
The adoption processes would be led by a team of more than 55 elementary school teachers, and a team of about 28 secondary school teachers plus other district staff. Each adoption process would include opportunities for other educators, parents and community members to provide feedback.
Under the proposed timeline, the school board would consider adoption of the new language arts and social studies curriculum for elementary schools recommended by the adoption team in spring 2022, and the new language arts curriculum for middle and high schools recommended by the adoption team in spring 2023.
The board discussion centered on whether to initiate a process to adopt one suite of instructional materials for each school level, as recommended by district curriculum and instruction specialists, or seek to adopt two or more curricula for each of the subject areas as suggested by some board members, and the potential benefits and drawbacks of each of those options.
Postponed Agenda Items
Due to the late hour, the board moved three agenda items to its next regular meeting on Sept. 1:
• Item for Action: Approve Resolution 2021-22-09 Concerning Masking and Other Protective Measures to Ensure Safe Public Meetings
• Item for Action: Approve Revisions to Board Policies: IIBGA Electronic Communications System; INDB Flag Displays and Salutes; JGA Corporal Punishment
• Item for Future Action: Consider Revisions to Board Policy KGB Public Conduct on District Property
Public Input
The board heard live public comment both in person and virtually via Zoom. Ten speakers provided comment, four in-person and six virtually. Most spoke about face coverings and COVID safety protocols, one about social studies instruction, and one about diversity at KRVM-FM. To request to speak to the school board, either in-person or virtually, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
Agenda and Materials
August 18 work session and regular meeting materials
August 18 work session audio recording
August 18 regular meeting audio recording
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la Junta del 18 de agosto de 2021
Sesión de trabajo y reunión ordinaria de la junta escolar
El miércoles 18 de agosto, la junta escolar sostuvo una sesión de trabajo y una reunión ordinaria. Los miembros de la comunidad asistieron a la reunión en persona y la sesión también estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea y transmisión de radio en vivo por la KRVM 1280-AM.
Sesión de trabajo
La junta continuó con la discusión del proceso para buscar y contratar al superintendente permanente. Los miembros de la junta designaron a Cydney Vandercar como superintendente interina en mayo de 2020. Después de revisar y entrevistar a empresas de búsqueda el año pasado, la junta optó por cancelar el proceso de selección de empresas de búsqueda y extendió el nombramiento de la Sra. Vandercar hasta el año escolar 2021-22.
Después de una larga discusión en la sesión de trabajo, la junta acordó el nombramiento de un subcomité de tres miembros de la junta para redactar una solicitud informal de propuestas (IRFP) para solicitar una firma de búsqueda de ejecutivos. La firma liderará la contratación de un superintendente permanente del 4J. La junta votó durante la reunión ordinaria posterior a la sesión de trabajo para aprobar el proceso para iniciar la búsqueda del superintendente.
Reunión regular
Comentarios introductorios
La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que el distrito espera dar la bienvenida a los estudiantes en las escuelas en persona en horarios regulares de cinco días a la semana. Dijo que hasta ahora más de 300 familias han solicitado inscribirse en dos opciones de aprendizaje en línea: K–5 Connect de 4J y Eugene Online Academy. Las solicitudes se aceptarán hasta el 23 de agosto.
La superintendente Vandercar dijo que el personal del distrito presentará información más adelante en la reunión sobre el enfoque en capas que 4J empleará para proteger la salud de los estudiantes y el personal cuando las escuelas vuelvan a abrir para el aprendizaje en persona a tiempo completo el próximo mes. Estos enfoques incluyen el uso de mascarillas, distanciamiento físico, ventilación mejorada, lavado de manos frecuente y más. Habló brevemente sobre el aumento de casos de coronavirus a nivel local y en Oregón, y la escasez de trabajadores que afecta al distrito junto con muchas otras agencias públicas y empresas privadas. Animó a los miembros de la comunidad a considerar oportunidades de trabajo con 4J (listadas en línea) si buscan en el mercado laboral.
La superintendente Vandercar informó que 4J está buscando orientación del Departamento de Educación de Oregón sobre su capacidad para otorgar un diploma de preparatoria o un diploma honorario póstumo a un estudiante de último año de preparatoria que muera antes de cumplir con los requisitos de graduación definidos en la ley estatal.
La superintendente informó que 4J logró la compra de una de las dos propiedades que buscaba comprar para el nuevo programa de educación técnica profesional (CTE): Future Build Project, en el que los estudiantes aprenderán habilidades de construcción y ayudarán a construir viviendas. La compra de la segunda propiedad está pendiente.
Ella dijo que el distrito estuvo trabajando con los distritos escolares vecinos y United Way of Lane County para que los estudiantes puedan asistir a una charla el 28 de octubre con Ruby Bridges Hall, una activista estadounidense de derechos civiles que, cuando era niña, fue la primera estudiante afroamericana en interrumpir la segregación en una escuela primaria exclusivamente para blancos en Luisiana en 1960.
Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)
- Recibió una actualización sobre los planes de 4J para el regreso al aprendizaje en persona a tiempo completo este otoño: Ya que el condado experimenta un récord alto de casos de COVID-19, el 4J no permitirá visitantes y voluntarios en los edificios escolares, con la excepción de las personas esenciales necesarias para la seguridad de los estudiantes. El distrito no permite que las organizaciones comunitarias alquilen edificios propiedad del distrito para actividades y eventos, excepto para servicios esenciales como el cuidado infantil integral. Tampoco hay excursiones escolares en este momento, a excepción de los programas de escuela al aire libre. Estas restricciones se revisarán más adelante a medida que evolucionen las condiciones de salud pública.
El personal del distrito explicó los protocolos para el aislamiento y la cuarentena de los estudiantes y el personal que se enfermen, salgan positivos o se hayan expuesto a COVID-19, así como las prácticas de rastreo de contactos para identificar a las personas que han estado en contacto cercano y expuesto a alguien con el virus. El personal describió las opciones de aprendizaje en línea que estarán disponibles para las familias que prefieran que sus estudiantes continúen recibiendo instrucción virtualmente en casa. El personal del distrito también informó sobre la escasez de choferes de autobuses, lo que refleja la escasez similar en Oregón y en el resto de los EE. UU., y cómo 4J está ajustando y reduciendo rutas y paradas y haciendo otros cambios para poder continuar brindando servicios de transporte y llevar a los estudiantes a la escuela cuando comience el nuevo año escolar.
- Recibimos una actualización sobre cambios potenciales al Comité de Equidad de 4J: El distrito propone reestructurar su comité de equidad existente en respuesta a una nueva ley estatal. El comité asesora a los líderes de 4J sobre formas de aumentar la equidad educativa para los estudiantes subrepresentados.
El comité actual está compuesto por 12 miembros de la comunidad designados por el superintendente, además de cinco miembros sin derecho a voto: el superintendente, un miembro de la junta escolar y tres miembros del personal designados por el superintendente. Para cumplir con la Ley del Senado 732 y servir mejor a los estudiantes, el comité reestructurado casi duplicará su tamaño y constará de seis estudiantes de secundaria, cinco padres, cinco empleados de 4J y otros cuatro miembros de la comunidad. Los estudiantes de secundaria participantes podrán obtener créditos de secundaria por servir en el comité. El comité reestructurado incluirá una mezcla de estudiantes y padres de las cuatro regiones escolares de 4J y miembros del personal de sus principales grupos de empleados: licenciados, clasificados y administradores. La oficina de equidad del distrito tiene como objetivo convocar al comité reconfigurado por primera vez en noviembre, después de que el superintendente y la junta escolar hagan los nombramientos de una lista breve proporcionada por el personal del distrito.
- Se discutieron las asignaciones potenciales para el tiempo de instrucción en el año escolar 2021–22: este tema no estaba originalmente en la agenda y se agregó al comienzo de la reunión. Un miembro de la junta propuso agregarlo como un elemento de acción en esta reunión; después de una larga discusión, se agregó como un elemento de información para que la junta lo discuta.
Las reglas del Departamento de Educación de Oregón establecen una cantidad mínima de horas de instrucción que todos los estudiantes de K–12 deben recibir cada año escolar, según el nivel de grado (900 horas por año para los grados K–8, 990 para los grados 9–11, 966 para el grado 12 ). De acuerdo con las regulaciones estatales, si la junta escolar local lo aprueba, un distrito puede proporcionar menos horas de instrucción que estos requisitos al contar como tiempo de instrucción hasta 60 horas de receso en los grados K-3 y hasta 30 horas de desarrollo profesional y hasta 30 horas de conferencias de padres y maestros en los grados K–12. Estos créditos no se pueden tomar a menos que ocurran. Los miembros de la junta acordaron discutir más a fondo si aprobar tales asignaciones en su reunión del 1 de septiembre.
Elementos para la acción
- Elementos aprobados en la agenda de consentimiento: La junta aprobó la compra de autobuses y camionetas escolares; otorgó el contrato para la preparación del sitio en la Secundaria Kelly para acomodar la adición de edificios de aulas modulares; y aprobó un acuerdo sobre ciertos términos económicos para el último año del contrato laboral 2018-2022 con la Asociación de Empleados Escolares de Oregón, el sindicato que representa a los empleados clasificados de 4J. La votación fue unánime.
- Inició la búsqueda de un superintendente permanente: Los miembros de la junta votaron para indicarle al presidente de la junta que nombre un subcomité de tres miembros de la junta para redactar una solicitud informal de propuestas (IRFP) para solicitar una firma de búsqueda de ejecutivos para liderar el proceso de selección de un superintendente permanente . La junta en pleno votará para aprobar el IRFP el 1 de septiembre. La junta también votó para delegar en el subcomité los trabajos de selección y calificación de cada uno de los candidatos de la empresa de búsqueda y recomendar a la junta en pleno a los finalistas de la empresa de búsqueda para su consideración. La votación fue unánime.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Consideró iniciar procesos de adopción para el currículo de artes del lenguaje y estudios sociales: este elemento fue programado en la agenda publicada de la junta como un elemento para acción, después de haber sido considerado para acción futura en la reunión anterior. Se cambió en esta reunión para ser discutido nuevamente como un tema para acción futura.
La junta escolar está programada para decidir si iniciar un proceso integral para adoptar un plan de estudios de artes del lenguaje de secundaria actualizado y un plan de estudios de artes del lenguaje y estudios sociales de primaria que pueda ser utilizado tanto por el idioma inglés como por los programas de inmersión lingüística.
En 2020 y 2021, el Departamento de Educación de Oregón adoptó nuevos estándares de artes del lenguaje inglés y estudios sociales. El personal del distrito compartió que el plan de estudios que usan los educadores de 4J para enseñar artes del lenguaje se basa en estándares estatales más antiguos para artes del lenguaje que no se alinean con la investigación educativa actual, y que la investigación también muestra una mayor comprensión de lectura al combinar la instrucción de estudios sociales y artes del lenguaje. Además, el plan de estudios utilizado en el idioma de destino en los programas de inmersión lingüística de 4J no está alineado con el plan de estudios de idioma inglés del distrito. No se ha llevado a cabo un proceso completo de adopción de artes del lenguaje desde 2007.
Los procesos de adopción serán dirigidos por un equipo de más de 55 maestros de escuela primaria y un equipo de aproximadamente 28 maestros de escuela secundaria más otro personal del distrito. Cada proceso de adopción incluirá oportunidades para que otros educadores, padres y miembros de la comunidad brinden sus comentarios.
Según la línea de tiempo propuesta, la junta escolar considerará la adopción del nuevo plan de estudios de artes del lenguaje y estudios sociales para las escuelas primarias recomendado por el equipo de adopción en la primavera de 2022, y el nuevo plan de estudios de artes del lenguaje para las escuelas intermedias y secundarias recomendado por el equipo de adopción en la primavera 2023.
La discusión de la junta se centró en si iniciar un proceso para adoptar un conjunto de materiales didácticos para cada nivel escolar, según lo recomendado por los especialistas en currículo e instrucción del distrito, o buscar adoptar dos o más currículos para cada una de las materias según lo sugerido por algunos miembros de la junta, y los posibles beneficios y desventajas de cada una de esas opciones.
Puntos de la agenda pospuestos
Debido a lo avanzado de la hora, la junta traspasó tres puntos de la agenda a su próxima reunión ordinaria del 1 de septiembre:
- Punto de acción: aprobar la resolución 2021-22-09 Concerniente al uso de mascarillas y otras medidas de protección para garantizar reuniones públicas seguras
- Punto de acción: Aprobar las Revisiones a las Políticas de la Junta: Sistema de Comunicaciones Electrónicas IIBGA; Saludos y despliegues de banderas del INDB; Castigos de JGA
- Elemento para acción futura: Considerar revisiones a la política de la junta KGB Conducta pública dentro de la propiedad del distrito
Aportación pública
La junta escuchó comentarios públicos en vivo tanto en persona como virtualmente a través de Zoom. Diez oradores proporcionaron comentarios, cuatro en persona y seis virtualmente. La mayoría habló sobre mascarillas y protocolos de seguridad de COVID, uno sobre instrucción en estudios sociales y otro sobre diversidad en la KRVM-FM. Para solicitar hablar con la junta escolar, ya sea en persona o virtualmente, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales
Sesión de trabajo del 18 de agosto y materiales de la reunión ordinaria
Grabación de audio de la sesión de trabajo del 18 de agosto
Grabación de audio de la reunión ordinaria del 18 de agosto
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
The weekly food box is filled with fixings for seven days of breakfasts and lunches—including fruits, vegetables, milk, sandwich makings, and breakfast foods such as scones or cereal. Vegetarian, made-without-gluten, and soy milk options are available.
