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December 16, 2020
School Board Work Session & Regular Meeting

On Wednesday, Dec. 16, the school board held a work session and regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Work Session

The board met to continue work on the All Students Belong board initiative regarding a districtwide student safety plan. The board defined the three to five priorities for this effort and discussed work that will start in January 2021. The board discussed what data it would like to review as the process moves forward. A subcommittee of the board will reach out to several possible facilitators regarding their interest, availability and qualifications for supporting a work group that will support the All Students Belong initiative. The subcommittee will recommend the names of two facilitators to the full board for a selection decision at a later meeting.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar noted the recent completion of the fall trimester for middle and high school students and that 4J students and staff soon will enjoy a welcome respite during the upcoming winter break. She discussed the district’s ongoing planning for the eventual return of students to on-site learning next year, if public health conditions allow.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: District staff discussed the public health metrics set by Oregon officials to guide school district decision-making in returning students to on-site learning. The COVID-19 case rate in Lane County is currently too high for 4J students to start hybrid on-site/online learning in alternating weeks, but the district is planning for that eventuality.

February 1 is the earliest that 4J’s youngest students may return to school buildings in a hybrid model if public health conditions allow, followed by older grades in later weeks and middle and high schools after spring break. These dates will be delayed if COVID-19 case rate in Lane County remains high.

The district will assess public health conditions on a rolling weekly basis to determine when the hybrid model may begin. The district’s rollout plan will provide staff and families about two weeks’ notice before students return to school buildings once public health conditions allow the start of hybrid learning.

Responsive to requests from 4J families and staff, families were provided the option of attending on-site or continuing learning all-online once the hybrid model begins. (Families chose their pathway in August and were provided the opportunity to change their selection in November.) When hybrid learning begins, students enrolled in the Same School Hybrid learning pathway will begin learning on-site and online in alternating weeks. Students enrolled in the Same School Online pathway will continue learning at home.

To make this possible, elementary students in the all-online option and those who will attend school in-person half the time will be grouped into separate classrooms. This will require some students to have a different teacher or class grouping. Students continuing online learning will be placed in classrooms with other students from their school. Some online classrooms will have blended grades and in some cases will have students from neighboring schools. The district is in the process of hiring 12 elementary school teachers to support schools to provide both hybrid and online options and shrink class sizes. Elementary classes will be reconfigured starting February 1, the start of the new semester.

The district also is planning to expand limited in-person instruction to meet specific learning and support needs for selected students as early as January 19, if public health conditions improve.

The Oregon School Activities Association recently approved an updated three-season model, with fall sports (football, soccer, volleyball and cross country) beginning in February; spring sports (baseball, softball, track and field, golf and tennis) starting in April; and winter sports (basketball, swimming, wrestling) commencing in May. 4J’s student athletes are slated to begin preseason conditioning and training for fall sports on Jan. 19, presenting logistical and scheduling challenges as in-person workouts are prohibited indoors and outdoor group sizes are capped at 50.

• Received 4J’s financial report for the fourth quarter of the 2021 fiscal year (July 1–Sept. 30): The report includes updated numbers for the district’s operating budget and Nutrition Services program.

Items for Action

• Adopted revisions to board policies: The board approved revisions to several policies:
– GBEB – Communicable Diseases – Staff
– JHCC – Communicable Diseases – Students
– GBL – Personnel Records
– GBH/JECAC – Staff/Student/Parent Relations > Custodial and Noncustodial Parents
– JECAC/GBH – Staff/Student/Parent Relations > Custodial and Noncustodial Parents

The  changes to GBL – Personnel Records relate to sharing investigatory or other personnel information with outside agencies when an employee is suspected of child abuse or sexual conduct. The other revisions also are intended to align the board policies with current state regulations or best practices. The vote was unanimous.

• Approved legislative priorities for the 2021 session: The board’s legislative priorities include ensuring stable funding in basic school support; continuing and expanding support for the rollout of the Student Success Act; supporting a state waiver to reduce the amount of standardized testing this year; and minimizing the impact enrollment shifts stemming from the coronavirus pandemic have on state financial support to K–12 schools. The vote was unanimous.

• Approved items on the consent agenda: The board approved various personnel actions; authorized the maximum number of interdistrict transfers of students into and out of the district that 4J will grant during the 2021–22 school year; authorized restructuring the licensed administrator salary schedule to address market conditions; and accepted 4J’s 2019–20 Comprehensive Annual Financial Report and KRVM-FM’s annual financial report. The vote was unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered instructional hours for the 2020–21 school year: State education rules require school districts to provide a minimum number of instructional hours to students: 900 for grades K–8, 990 for grades 9–11, and 966 for high school seniors. With students learning online and in hybrid learning models during the coronavirus pandemic, the Oregon Department of Education is allowing school districts to include up to 90 hours of staff professional development and up to 90 hours of parent-teacher communication to meet the minimum instructional hours required under state rules. 4J is not currently utilizing the full 180 hours of allowances under current online learning schedules, but the superintendent recommends the board authorize the one-year allowances at its next meeting to provide flexibility in school schedule planning as the district plans for the eventual return of students to in-person learning.

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Two speakers spoke about the district’s planning to resume in-person learning, 4J’s legislative priorities and the All Students Belong initiative. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by 12 p.m. on the Monday before the next regular board meeting.

Residents also submitted public comment via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Agenda and Materials

Dec. 16 agenda and materials
Dec. 16 board work session recording
Dec. 16 regular meeting recording

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 16 de diciembre de 2020

Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión regular

El miércoles 16 de diciembre, la junta escolar realizó una sesión de trabajo y una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, en transmisión de audio en línea y por radio en vivo en la KRVM 1280-AM.

Sesión de trabajo

La junta se reunió para continuar trabajando en la iniciativa de la junta All Students Belong con respecto a un plan de seguridad estudiantil en todo el distrito. La junta definió de tres a cinco prioridades para este esfuerzo y discutió el trabajo que comenzará en enero de 2021. La junta discutió qué datos le gustaría revisar a medida que avanza el proceso. Un subcomité de la junta se comunicará con varios posibles facilitadores con respecto a su interés, disponibilidad y calificaciones para apoyar un grupo de trabajo que apoyará la iniciativa All Students Belong. El subcomité recomendará los nombres de dos facilitadores a la junta completa para tomar una decisión de selección en una reunión posterior.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar destacó la reciente finalización del trimestre de otoño para estudiantes de secundaria y preparatoria y que los estudiantes y el personal de 4J pronto disfrutarán de un respiro durante las próximas vacaciones de invierno. Ella habló sobre la planificación en curso del distrito para el eventual regreso de los estudiantes al aprendizaje en el sitio el próximo año, si las condiciones de salud pública lo permiten.

Puntos de información (no se espera que se tomen medidas de la junta)

• Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el aprendizaje integral a distancia: El personal del distrito discutió las métricas de salud pública establecidas por los funcionarios de Oregón para guiar la toma de decisiones del distrito escolar en el regreso de los estudiantes a la escuela. aprendizaje del sitio. La tasa de casos de COVID-19 en el condado de Lane es actualmente demasiado alta para que los estudiantes de 4J comiencen el aprendizaje híbrido en el sitio/en línea en semanas alternas, pero el distrito está planificando para esa eventualidad.

El 1 de febrero es lo más temprano que los estudiantes más jóvenes de 4J pueden regresar a los edificios escolares en un modelo híbrido si las condiciones de salud pública lo permiten, seguidos por los grados mayores en semanas posteriores y las escuelas intermedias y secundarias después de las vacaciones de primavera. Estas fechas se retrasarán si la tasa de casos de COVID-19 en el condado de Lane sigue siendo alta.

El distrito evaluará las condiciones de salud pública semanalmente para determinar cuándo puede comenzar el modelo híbrido. El plan de implementación del distrito proporcionará al personal y a las familias un aviso de aproximadamente dos semanas antes de que los estudiantes regresen a los edificios escolares una vez que las condiciones de salud pública permitan el inicio del aprendizaje híbrido.

En respuesta a las solicitudes de las familias y el personal de 4J, a las familias se les brindó la opción de asistir en el lugar o continuar aprendiendo en línea una vez que comience el modelo híbrido. (Las familias eligieron su camino en agosto y tuvieron la oportunidad de cambiar su selección en noviembre). Cuando comience el aprendizaje híbrido, los estudiantes inscritos en el camino de aprendizaje híbrido de la misma escuela comenzarán a aprender en el sitio y en línea en semanas alternas. Los estudiantes inscritos en el camino de la misma escuela en línea continuarán aprendiendo en casa.

Para que esto sea posible, los estudiantes de primaria en la opción totalmente en línea y aquellos que asistirán a la escuela en persona la mitad del tiempo se agruparán en aulas separadas. Esto requerirá que algunos estudiantes tengan un maestro o grupo de clase diferente. Los estudiantes que continúen con el aprendizaje en línea serán ubicados en salones de clases con otros estudiantes de su escuela. Algunas aulas en línea tendrán calificaciones combinadas y, en algunos casos, tendrán estudiantes de escuelas vecinas. El distrito está en proceso de contratar a 12 maestros de escuela primaria para ayudar a las escuelas a brindar opciones híbridas y en línea y reducir el tamaño de las clases. Las clases de primaria se reconfigurarán a partir del 1 de febrero, el inicio del nuevo semestre.

El distrito también planea expandir la instrucción presencial limitada para satisfacer las necesidades específicas de aprendizaje y apoyo para estudiantes seleccionados a partir del 19 de enero, si las condiciones de salud pública mejoran.

La Asociación de Actividades Escolares de Oregón aprobó recientemente un modelo actualizado de tres temporadas, con deportes de otoño (fútbol americano, fútbol, ​​voleibol y campo traviesa) a partir de febrero; deportes de primavera (béisbol, softbol, ​​atletismo, golf y tenis) a partir de abril; y deportes de invierno (baloncesto, natación, lucha) a partir de mayo. Los estudiantes atletas de 4J están programados para comenzar el acondicionamiento y entrenamiento de pretemporada para los deportes de otoño el 19 de enero, lo que presenta desafíos logísticos y de programación ya que los entrenamientos en persona están prohibidos en el interior y el tamaño de los grupos al aire libre tiene un límite de 50.

• Se recibió el informe financiero de 4J para el cuarto trimestre del año fiscal 2021 (del 1 de julio al 30 de septiembre): el informe incluye números actualizados para el presupuesto operativo del distrito y el programa de Servicios de Nutrición.

Puntos de acción

• Revisiones adoptadas a las políticas de la junta: La junta aprobó revisiones a varias políticas:
  – GBEB – Enfermedades transmisibles – Personal
  – JHCC – Enfermedades transmisibles – Estudiantes
  – GBL – Registros del personal
  – GBH/JECAC – Personal/Estudiante/Relaciones con los padres > Padres con o sin custodia
  – JECAC/GBH – Personal/Estudiante/Relaciones con los padres > Padres con o sin custodia

Los cambios en GBL – Registros de personal se relacionan con el intercambio de información de investigación u otra información del personal con agencias externas cuando se sospecha que un empleado abusa de niños o tiene conducta sexual. Las otras revisiones también están destinadas a alinear las políticas de la junta con las regulaciones estatales actuales o las mejores prácticas. La votación fue unánime.

• Prioridades legislativas aprobadas para la sesión de 2021: las prioridades legislativas de la junta incluyen garantizar una financiación estable en el apoyo escolar básico; continuar y expandir el apoyo para la implementación de la Ley de Éxito Estudiantil; apoyar una exención estatal para reducir la cantidad de pruebas estandarizadas este año; y minimizar el impacto que tienen los cambios de inscripción derivados de la pandemia de coronavirus en el apoyo financiero estatal a las escuelas K-12. La votación fue unánime.
• Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó varias acciones de personal; autorizó la cantidad máxima de transferencias de estudiantes entre distritos hacia y desde el distrito que 4J otorgará durante el año escolar 2021–22; autorizó la reestructuración del programa de salarios del administrador con licencia para abordar las condiciones del mercado; y aceptó el Informe financiero anual integral 2019–20 de 4J y el informe financiero anual de KRVM-FM. La votación fue unánime.

Puntos para acción futura (se espera una acción de la junta en una reunión posterior)

• Horas de instrucción consideradas para el año escolar 2020–21: Las reglas de educación estatales requieren que los distritos escolares proporcionen una cantidad mínima de horas de instrucción a los estudiantes: 900 hrs para los grados K–8, 990 hrs para los grados 9 al 11 y 966 hrs para estudiantes de último año de secundaria. Con los estudiantes aprendiendo en línea y en modelos de aprendizaje híbrido durante la pandemia del coronavirus, el Departamento de Educación de Oregón permitió que los distritos escolares incluyan hasta 90 horas de desarrollo profesional del personal y hasta 90 horas de comunicación entre padres y maestros para cumplir con las horas mínimas de instrucción requeridas bajo las reglas del estado. El 4J actualmente no está utilizando las 180 horas completas de asignaciones según los horarios de aprendizaje en línea actuales, pero la superintendente recomienda que la junta autorice las asignaciones de un año en su próxima reunión para brindar flexibilidad en la planificación del horario escolar a medida que el distrito planea el eventual regreso de los estudiantes. al aprendizaje presencial.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Dos oradores hablaron sobre la planificación del distrito para reanudar el aprendizaje en persona, las prioridades legislativas de 4J y la iniciativa All Students Belong. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes de las 12:00 p. m. del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta.

Los residentes también enviaron comentarios públicos por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p. m. del día de la reunión.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión del 16 de diciembre
Audio de la sesión de trabajo del 16 de diciembre
Audio de la reunión regular del 16 de diciembre

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar