Facility Improvement Projects (FIP):
Schools and departments wanting to make modifications to existing buildings or grounds require approval via the FIP process, outlined below. Please note that bond projects are managed by the Capital Improvement Program and are not subject to this process.
Current status of review timeline: We accept FIP forms all year with reviews occurring September through February. After February our review team focuses on FIPs that must occur over the Spring and Summer breaks.
Why does the district require this?: To ensure staff and students safety, requested modifications are reviewed by multiple disciplines within Facilities, Instruction and Human Resources. This thorough review helps to reduce risk and define the scope of the project by allowing the District to determine needs such as abatement, engineering, permitting and inspection requirements.
What to expect: Upon submitting the form, district staff review and provide input on the proposal with a response back to the school or department. This review time may vary depending on the complexity of the project and the backlog of FIPs. If approved the funding will be requested from the school or department and project installation schedule will be determined. Installations often occur during non-school days or on breaks to prevent disruption to staff and students. Upon project completion, the improvement becomes property of the district, thus another reason for the thorough review process as the district considers on-going maintenance costs for routine maintenance, repair, paint, cleaning and long term planning for replacement.
Frequently asked questions can be found here: Facilities Improvement Guide
FIP Form: Facilities Improvement Project Form
Hold Harmless for volunteers on FIP projects: Volunteer hold harmless for FIPs
For questions please contact 541-790-7400, or FIP@4j.lane.edu
Proyectos de mejora de instalaciones (FIP en inglés)
Las escuelas y los departamentos que deseen realizar modificaciones en los edificios o terrenos existentes requieren la aprobación a través del proceso FIP, que se describe a continuación. Tenga en cuenta que los proyectos del bono son administrados por el Programa de mejora de capital y no están sujetos a este proceso.
Estado actual del cronograma de revisión: Aceptamos formularios FIP todo el año y las revisiones se realizan de septiembre a febrero. Después de febrero, nuestro equipo de revisión se enfoca en los FIP que deben ocurrir durante las vacaciones de primavera y verano.
¿Por qué el distrito requiere esto?: Para garantizar la seguridad del personal y los estudiantes, las modificaciones solicitadas son revisadas por múltiples disciplinas dentro de Instalaciones, Instrucción y Recursos Humanos. Esta revisión minuciosa ayuda a reducir el riesgo y define el alcance del proyecto al permitir que el Distrito determine necesidades tales como requisitos de reducción, ingeniería, permisos e inspección.
Qué esperar: Al enviar el formulario, el personal del distrito revisa y proporciona información sobre la propuesta con una respuesta a la escuela o departamento. Este tiempo de revisión puede variar según la complejidad del proyecto y la acumulación de FIP. Si se aprueba, se solicitará la financiación a la escuela o departamento y se determinará el cronograma de instalación del proyecto. Las instalaciones a menudo se realizan durante los días no escolares o en los descansos para evitar interrupciones al personal y los estudiantes. Una vez finalizado el proyecto, la mejora pasa a ser propiedad del distrito, por lo tanto, otra razón para el proceso de revisión exhaustiva ya que el distrito considera los costos de mantenimiento continuo para el mantenimiento de rutina, reparación, pintura, limpieza y planificación a largo plazo para el reemplazo.
Las preguntas frecuentes se pueden encontrar aquí: Guía de mejora de instalaciones
Formulario FIP: Formulario para proyecto de mejora de instalaciones
Exoneración para voluntarios en proyectos FIP: Exoneración de responsabilidad voluntaria para FIP
Si tiene preguntas, comuníquese al 541-790-7400, o FIP@4j.lane .edu
