June 2, 2021
School Board Regular Meeting
On Wednesday, June 2, the school board held a regular meeting. The meeting was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.
Regular Meeting
Introductory Comments
Interim Superintendent Cydney Vandercar noted the budget committee had approved and forwarded for consideration by the school board the proposed budget for the 2021–22 school year. There will be a public hearing on the proposed budget during the meeting, and the board is scheduled to adopt it at its June 16 meeting.
Superintendent Vandercar noted that district staff are continuing work to repair the gym roof in the building that houses Kelly Middle School and Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School, and are reviewing feedback received from the community on the design of the new Camas Ridge Elementary School building to be completed in 2024.
She noted the district’s annual ACE (A Champion in Education) Awards celebration, held virtually again this year due to the pandemic, would be live-streamed the following evening. She also outlined the schedule for this year’s in-person high school graduation ceremonies and thanked students, families and staff for their support of the 4J community this year, noting every act of caring and kindness was needed and appreciated.
Public Hearing
• Held a public hearing on the proposed 2021–22 budget: The district’s budget committee has approved and recommended for board adoption the budget for the 2021–22 fiscal year, which begins July 1. The statutorily required public hearing was held during the board meeting. No community members signed up to testify in the public hearing.
Items for Information (no board action is expected to be taken)
• Received an update on the building housing Kelly Middle School and Yujin Gakuen Elementary School: Two roof trusses, or supports, are failing in one of the building’s three gymnasiums, known as the “inner gym.” The gym and its roof are structurally connected to the rest of the school building. When the problem was discovered in May, Kelly and Yujin Gakuen students and staff were immediately returned to comprehensive distance learning as a precaution. After more investigation the failing trusses were confirmed to be a safety concern until addressed. Students will continue in a distance learning model with limited on-site supports at a different location for the last few weeks of the school year.
A contractor has temporarily shored up the roof trusses so workers can thoroughly investigate the damage to the supports and determine options for either a permanent repair or replacement. The process will take several weeks. Students will be able to safely return to the school building in the fall, the district’s facilities team is confident. The inner gym itself will not be usable until construction work is completed, and will be secured so it can’t be accessed by students. As the building has three gyms, even with the gym’s closure, Kelly and YG students still will have access to separate gyms within the building. The district has identified alternative sites so students can pick up free meals and participate in upcoming summer programs in-person.
• Received an update on COVID-19 and return to on-site learning: District staff noted that COVID-19 vaccine clinics will continue weekly at Churchill and North Eugene high schools through the end of the school year, with vaccines available to all community members by appointment or walk-in. Outside the COVID-19 vaccine, 4J is reporting the highest number of students on record required to be excluded from on-site school activities because their immunizations or immunization records are not up-to-date with the vaccines required in Oregon for school attendance—such as for measles, tetanus, pertussis, etc.— and they will need to get their vaccinations or records current to be able to return to school in the fall. The nurses at the school-based health centers at Churchill and North Eugene high schools can administer these vaccines and are available by appointment.
The Oregon Department of Education and Oregon Health Authority have issued a change in requirements regarding face coverings for schools and school-related activities. The changes allow school districts to opt to loosen some requirements at sports activities, outdoor events, and for fully vaccinated adults when students are not present. Individual school districts may continue to require masks in these circumstances.
After careful consideration, 4J has loosened some face covering requirements, under certain circumstances. 4J staff may now remove their face coverings when students are not present, including while indoors if they have been verified to be fully vaccinated against COVID-19. The district also has changed face mask requirements for athletics, following guidance from the Oregon School Activities Association that students and coaches no longer need to wear face coverings while practicing or competing outdoors, and those verified to be fully vaccinated against COVID-19 may remove face coverings while practicing or competing indoors.
Students and staff will continue wearing face masks during the school day, indoors and outdoors, rather than changing practices to remove masks during brief outdoor activities such as recess, as could be allowed. With school ending in two weeks, each cohort of students has just a few more school days on-site. The district is staying the course with face masks during outdoor activities to provide students and staff with consistency and predictability, and the least amount of disruption to learn and adapt to new protocols in the limited time remaining.
Health services staff noted that some other school districts in Oregon have seen a large number of students and staff members quarantined due to close contact with cases of COVID-19, but 4J has had relatively few COVID-positive cases and no known cases of 4J students being infected with COVID-19 while at school, with face masks and other health and safety measures in place to protect students and staff. However, the number of 4J students diagnosed with COVID-19 is on the rise, with cases arising outside of school—mostly through contacts at home or social events.
The district is providing summer programs and has received applications from more than 20 community organizations interested in providing a variety of additional learning and enrichment programs for 4J students this summer. Details about these summer programs will be going out to 4J students and families soon.
• Presented the interim superintendent’s job performance evaluation: The Eugene School Board commended the leadership of Superintendent Cydney Vandercar in its annual performance evaluation. The board’s evaluation of the interim superintendent focused on her overall performance and the four goal areas set with the board in fall 2020: maintain and communicate a balanced budget; keep school bond projects moving forward and on schedule; support 4J students, families and staff; and strengthen and expand the district’s equity work.
Board Chair Mary Walston noted, “Superintendent Cydney Vandercar has demonstrated exemplary leadership performance under exceptionally challenging circumstances. She has led the district with care and consideration for the needs of students, families, staff and community, and approaches this work with an insightful eye, listening ear, caring heart, cool head, and steady hand. The board commends her for her work.”
The board appointed Ms. Vandercar as interim superintendent a year ago, and in November extended that appointment through the 2021–22 school year.
Items for Action
• Approved consent calendar items: The board approved several items of routine business on the consent agenda: approved tuition rates and school meal prices for the 2021–22 school year; designated the executive officer, budget officer, auditor, and clerk and deputy clerks for the 2021–22 school year; approved personnel actions (resignations, retirements and hirings); renewed the contract with FuelEd, the online curriculum provider for Eugene Online Academy middle and high school classes, credit recovery classes, and other uses; and approved the official minutes for the Feb. 17 work session and regular meeting, March 31 work session, April 16 board retreat, and April 21 regular meeting. The vote was unanimous.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Considered discussing selection process for permanent superintendent: The board voted to hold a meeting later in the month to discuss the process of selecting a permanent superintendent. The vote was 6–1, with board member Gordon Lafer voting no. A motion by Lafer to postpone the discussion until July, after the two newly elected board members are sworn in, failed on a 2–5 vote, with Gordon Lafer and Martina Shabram voting yes. The incoming board members will be invited to the meeting in June.
• Considered adoption of the 2021–22 budget: The district’s budget committee has approved and recommended for board adoption the budget for the 2021–22 fiscal year, which begins July 1. State law sets a June 30 legal deadline for budget adoption. For the coming fiscal year, 4J’s operating budget is proposed to increase to $260.6 million, a $22.1 million increase over the current year. The increase is primarily due to the use of reserve dollars to help balance the proposed budget. The district is projected to receive revenue from federal and state funds that will allow increased staffing at elementary and middle schools and provide more academic and social supports for 4J students as they return to a more normalized school year as the coronavirus pandemic recedes.
• Considered school board calendar for 2021–22: Each year, the Eugene School District 4J Board of Directors sets the schedule for its regular board meetings and work sessions that run from July 1 through June 30. The board generally meets on the first and third Wednesday of the month. Special board meetings and board work sessions may also be scheduled during the year; board members typically set aside every Wednesday evening for that purpose.
• Considered a draft resolution on community benefits bidding: The school board is considering a resolution directing district staff to develop a trial community benefits bidding process for certain major capital projects. In essence, the process would prioritize contractors that pay workers prevailing wages and provide significant local economic benefits. These benefits can include supporting local businesses such as those owned by women, people of color and service-disabled veterans, as well as providing learning opportunities for 4J students and the community. The draft resolution directs the superintendent to make rules for the pre-qualification of bidders who have shown they can deliver labor-related community benefits if awarded these projects, and implement community benefits bidding in a way that doesn’t jeopardize 4J’s obligations to its taxpayers to complete the selected projects on time and within budget. The board asked that district staff undertake additional research and work to strengthen the draft resolution and bring it back for more discussion at a future meeting.
Public Input
The board heard live public comment via Zoom. Eight community members spoke about equity, the Camas Ridge Elementary School rebuild, the emergency closure of the Kelly and YG school building, special education program staffing in high schools, and the Pledge of Allegiance. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
Agenda and Materials
June 2 regular meeting materials
June 2 regular meeting audio recording
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la Junta: 2 de junio de 2021
Reunión ordinaria de la junta escolar
El miércoles 2 de junio, la junta escolar celebró una reunión ordinaria. La reunión estuvo abierta al público a través de video en vivo en Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en KRVM 1280-AM.
Reunión regular
Comentarios introductorios
La superintendente interina Cydney Vandercar señaló que el comité de presupuesto había aprobado y enviado a la consideración de la junta escolar el presupuesto propuesto para el año escolar 2021-22. Habrá una audiencia pública sobre el presupuesto propuesto durante la reunión, y la junta tiene previsto adoptarlo en su reunión del 16 de junio.
La superintendente Vandercar señaló que el personal del distrito continúa trabajando para reparar el techo del gimnasio en el edificio que alberga a la Secundaria Kelly y la Escuela Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen, y está revisando los comentarios recibidos de la comunidad sobre el diseño del nuevo edificio de la Escuela Primaria Camas Ridge que se completará en 2024.
Señaló que la celebración anual de los premios ACE (Un campeón en educación), que se llevará a cabo virtualmente nuevamente este año debido a la pandemia, se transmitirá en vivo la noche siguiente. También describió el calendario de las ceremonias de graduación de la preparatoria en persona y agradeció a los estudiantes, las familias y el personal por su apoyo a la comunidad de 4J este año, y señaló que cada acto de cariño y amabilidad era necesario y apreciado.
Audiencia pública
- Se llevó a cabo una audiencia pública sobre el presupuesto propuesto para el 2021–22: El comité de presupuesto del distrito aprobó y recomendó para la aprobación de la junta el presupuesto para el año fiscal 2021–22, que comienza el 1 de julio. La audiencia pública requerida por ley se llevó a cabo durante la reunión de la junta. Ningún miembro de la comunidad se inscribió para testificar en la audiencia pública.
Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)
- Recibimos una actualización sobre el edificio que alberga a la escuela secundaria Kelly y la escuela primaria Yujin Gakuen: dos vigas del techo, o soportes, están fallando en uno de los tres gimnasios del edificio, conocido como “gimnasio interior”. El gimnasio y su techo están conectados estructuralmente con el resto del edificio escolar. Cuando se descubrió el problema en mayo, los estudiantes y el personal de Kelly y Yujin Gakuen regresaron inmediatamente al aprendizaje integral a distancia como medida de precaución. Después de una mayor investigación, se confirmó que las armaduras defectuosas son un problema de seguridad hasta que se arreglen. Los estudiantes continuarán en un modelo de aprendizaje a distancia con apoyo limitado en el sitio en un lugar diferente durante las últimas semanas del año escolar.
Un contratista apuntaló temporalmente las vigas del techo para que los trabajadores puedan investigar a fondo el daño a los soportes y determinar las opciones para una reparación permanente o un reemplazo. El proceso tomará varias semanas. Los estudiantes podrán regresar de manera segura al edificio de la escuela en el otoño, confía el equipo de instalaciones del distrito. El gimnasio interior en sí no se podrá utilizar hasta que se complete el trabajo de construcción, y se asegurará para que los estudiantes no puedan acceder a él. Como el edificio tiene tres gimnasios, incluso con el cierre del gimnasio, los estudiantes de Kelly y YG aún tendrán acceso a gimnasios separados dentro del edificio. El distrito ha identificado sitios alternativos para que los estudiantes puedan recoger comidas gratis y participar en persona en los próximos programas de verano.
- Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el volver al aprendizaje en el lugar: El personal del distrito señaló que las clínicas de vacunación contra COVID-19 continuarán semanalmente en las escuelas secundarias Churchill y North Eugene hasta el final del año escolar, con vacunas disponibles para todos los miembros de la comunidad por cita o walk-in.
Fuera de la vacuna COVID-19, el 4J informó el mayor número de estudiantes registrados que deben ser excluidos de las actividades escolares en el sitio porque sus vacunas o registros de vacunación no están actualizados con las vacunas requeridas en Oregón para asistir a la escuela, como contra el sarampión, el tétanos, la tos ferina, etc. y deberán actualizar sus vacunas o registros para poder regresar a la escuela en el otoño. Las enfermeras de los centros de salud escolares de las escuelas secundarias Churchill y North Eugene pueden administrar estas vacunas y están disponibles con cita previa.
El Departamento de Educación de Oregón y la Autoridad de Salud de Oregón han emitido un cambio en los requisitos con respecto al uso de mascarillas en las escuelas y en actividades relacionadas con la escuela. Los cambios permiten que los distritos escolares opten por relajar algunos requisitos en actividades deportivas, eventos al aire libre y para adultos completamente vacunados cuando los estudiantes no están presentes. Los distritos escolares individuales pueden continuar requiriendo máscaras en estas circunstancias.
Después de una cuidadosa consideración, el 4J ha aflojado algunos requisitos para cubrirse la cara, bajo ciertas circunstancias. El personal de 4J ahora puede quitarse las cubiertas faciales cuando los estudiantes no están presentes, incluso cuando están en el interior si se ha verificado que están completamente vacunados contra COVID-19. El distrito también ha cambiado los requisitos de mascarillas para el atletismo, siguiendo la guía de la Asociación de Actividades Escolares de Oregón de que los estudiantes y entrenadores ya no necesitan cubrirse la cara mientras practican o compiten al aire libre, y aquellos que verifiquen que estén completamente vacunados contra COVID-19 pueden quitarse la cara mascarilla mientras practican o compiten bajo techo.
Los estudiantes y el personal seguirán usando mascarillas durante la jornada escolar, en interiores y exteriores, en lugar de cambiar las prácticas para quitarse las mascarillas durante actividades breves al aire libre, como el recreo, según se permita. Dado que la escuela termina en dos semanas, cada cohorte de estudiantes tiene solo unos pocos días escolares más en el lugar. El distrito mantiene el rumbo con el uso de mascarillas durante las actividades al aire libre para brindarles a los estudiantes y al personal consistencia y previsibilidad, y la menor cantidad de interrupciones para aprender y adaptarse a los nuevos protocolos en el tiempo limitado que queda.
El personal de servicios de salud señaló que algunos otros distritos escolares en Oregón han visto una gran cantidad de estudiantes y miembros del personal en cuarentena debido al contacto cercano con casos de COVID-19, pero 4J ha tenido relativamente pocos casos positivos de COVID y ningún caso conocido de estudiantes de 4J que se hayan infectado de COVID-19 mientras estaban en la escuela, con su mascarilla bien puesta y otras medidas de salud y seguridad para proteger a los estudiantes y al personal. Sin embargo, la cantidad de estudiantes de 4J diagnosticados con COVID-19 va en aumento, con casos que surgen fuera de la escuela, principalmente a través de contactos en el hogar o eventos sociales.
El distrito ofrece programas de verano y ha recibido solicitudes de más de 20 organizaciones comunitarias interesadas en ofrecer una variedad de programas adicionales de aprendizaje y enriquecimiento para los estudiantes de 4J este verano. Los detalles sobre estos programas de verano se enviarán pronto a los estudiantes y familias de 4J.
- Se presentó la evaluación del desempeño laboral de la superintendente interina: La Junta Escolar de Eugene elogió el liderazgo de la Superintendente Cydney Vandercar en su evaluación de desempeño anual. La evaluación de la junta de la superintendente interina se centró en su desempeño general y las cuatro áreas de objetivos establecidas con la junta en el otoño de 2020: mantener y comunicar un presupuesto equilibrado; mantener los proyectos de bonos escolares avanzando y según lo programado; apoyar a los estudiantes, familias y personal de 4J; y fortalecer y expandir el trabajo de equidad del distrito.
La presidenta de la junta, Mary Walston, señaló: “La superintendente Cydney Vandercar ha demostrado un desempeño de liderazgo ejemplar en circunstancias excepcionalmente desafiantes. Ha dirigido el distrito con cuidado y consideración por las necesidades de los estudiantes, las familias, el personal y la comunidad, y aborda este trabajo con un ojo perspicaz, un oído que escucha, un corazón solidario, una cabeza fría y una mano firme. La junta la felicita por su trabajo”.
La junta nombró a la Sra. Vandercar como superintendente interina hace un año y en noviembre extendió ese nombramiento hasta el año escolar 2021–22.
Puntos de acción
- Puntos aprobados del calendario de consenso: La junta aprobó varios puntos de asuntos de rutina en la agenda de consenso: tasas de matrícula aprobadas y precios de comidas escolares para el año escolar 2021–22; designó al funcionario ejecutivo, al funcionario de presupuesto, al auditor y al secretario y secretarios adjuntos para el año escolar 2021–22; acciones de personal aprobadas (renuncias, jubilaciones y contrataciones); renovó el contrato con FuelEd, el proveedor de currículo en línea para las clases de secundaria y preparatoria de Eugene Online Academy, clases de recuperación de créditos y otros usos; y aprobó las actas oficiales de la sesión de trabajo y la reunión regular del 17 de febrero, la sesión de trabajo del 31 de marzo, el retiro de la junta del 16 de abril y la reunión regular del 21 de abril. La votación fue unánime.
Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Se consideró discutir el proceso de selección para el superintendente permanente: La junta votó para celebrar una reunión más adelante en el mes para discutir el proceso de selección de un superintendente permanente. La votación fue de 6 a 1, con el miembro de la junta Gordon Lafer votando no. Una moción de Lafer para posponer la discusión hasta julio, después de que los dos miembros de la junta recién elegidos prestasen juramento, fracasó en una votación de 2 a 5, y Gordon Lafer y Martina Shabram votaron a favor. Los miembros entrantes de la junta serán invitados a la reunión en junio.
- Se consideró la adopción del presupuesto 2021–22: El comité de presupuesto del distrito aprobó y recomendó para la aprobación de la junta el presupuesto para el año fiscal 2021–22, que comienza el 1 de julio. La ley estatal establece el 30 de junio como fecha límite legal para la adopción del presupuesto. Para el próximo año fiscal, se propone que el presupuesto operativo de 4J aumente a $260,6 millones, un aumento de $22,1 millones con respecto al año actual. El aumento se debe principalmente al uso de dólares de reserva para ayudar a equilibrar el presupuesto propuesto. Se proyecta que el distrito reciba ingresos de fondos federales y estatales que permitirán aumentar la dotación de personal en las escuelas primarias y secundarias y brindar más apoyo académico y social para los estudiantes de 4J a medida que regresan a un año escolar más normalizado a medida que la pandemia de coronavirus retrocede.
- Calendario considerado por la junta escolar para 2021–22: Cada año, la Junta Directiva del Distrito Escolar de Eugene 4J establece el calendario para las reuniones regulares de la junta y las sesiones de trabajo que van desde el 1 de julio hasta el 30 de junio. La junta generalmente se reúne el primero y el tercer miércoles del mes. También se pueden programar reuniones especiales de la junta y sesiones de trabajo de la junta durante el año; los miembros de la junta generalmente reservan todos los miércoles por la noche para ese propósito.
- Se consideró un borrador de resolución sobre licitación de beneficios comunitarios: La junta escolar está considerando una resolución que instruye al personal del distrito a desarrollar un proceso de licitación de beneficios comunitarios de prueba para ciertos proyectos de capital importante. En esencia, el proceso daría prioridad a los contratistas que paguen a los trabajadores los salarios prevalecientes y brinden importantes beneficios económicos locales. Estos beneficios pueden incluir el apoyo a empresas locales, como las que son propiedad de mujeres, personas de color y veteranos discapacitados en el servicio, así como brindar oportunidades de aprendizaje para los estudiantes de 4J y la comunidad. El proyecto de resolución ordena al superintendente que establezca reglas para la precalificación de los postores que hayan demostrado que pueden entregar beneficios comunitarios relacionados con el trabajo si se adjudican estos proyectos, e implementar la licitación de beneficios comunitarios de una manera que no ponga en peligro las obligaciones de 4J con sus contribuyentes. para completar los proyectos seleccionados a tiempo y dentro del presupuesto. La junta pidió que el personal del distrito lleve a cabo investigaciones y trabajos adicionales para fortalecer el proyecto de resolución y traerlo nuevamente para mayor discusión en una reunión futura.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Ocho miembros de la comunidad hablaron sobre la equidad, la reconstrucción de la escuela primaria Camas Ridge, el cierre de emergencia del edificio escolar Kelly y YG, el personal del programa de educación especial en las escuelas secundarias y el Juramento a la bandera. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales
Materiales para la reunión regular del 2 de junio
Audio de la reunión regular del 2 de junio
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las minutas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
Calendario e información de la reunión de la junta escolar
