The Eugene School Board commended the leadership of Superintendent Cydney Vandercar in its annual performance evaluation, shared in the June 2 board meeting.
The board’s evaluation of the interim superintendent focused on her overall performance and the four goal areas set with the board in fall 2020:
- Maintain and communicate a balanced budget.
- Keep school bond projects moving forward and on schedule.
- Support 4J students, families and staff.
- Strengthen and expand the district’s equity work.
Board Chair Mary Walston noted, “Superintendent Cydney Vandercar has demonstrated exemplary leadership performance under exceptionally challenging circumstances. She has led the district with care and consideration for the needs of students, families, staff and community, and approaches this work with an insightful eye, listening ear, caring heart, cool head, and steady hand. The board commends her for her work.”
The board’s overview of its assessment of the superintendent follows.
Executive Summary of Eugene School Board’s Performance Evaluation of Superintendent Cydney Vandercar
Board of Directors, Eugene School District 4J
Mary Walston, Board Chair
June 2, 2021
The Board of Directors of Eugene School District 4J has completed its annual performance evaluation of the superintendent. Approaching the completion of her first year as superintendent, Cydney Vandercar has demonstrated exemplary leadership under exceptionally challenging circumstances. The board commends her for her job performance.
A year ago, the board appointed Ms. Vandercar on an interim basis to guide the district through a challenging and transitory time. At that time, it was hoped that school would return to normal operations by fall 2020. The board asked that existing programs and projects continue as planned, adjusted as needed in response to the pandemic, and that no major initiatives be undertaken—in other words, to provide stability and leadership in what was thought would be a short-term need to guide the district through the pandemic and until the selection of a permanent superintendent. A year later, the pandemic continues to disrupt daily life and affect every aspect of school district operations. The pandemic has altered the district’s focus and has been its major work this year.
The board worked with Ms. Vandercar in September 2020 to establish superintendent goals for this unusual school year. The four goals set for the interim superintendent are: Maintain and communicate a balanced budget. Keep school bond projects moving forward and on schedule. Support 4J students, families and staff. Strengthen and expand the district’s equity work.
Ms. Vandercar’s performance has been exemplary overall and in each of these areas, in light of all the challenges known and unknown. Each goal is discussed below.
Maintain and communicate a balanced budget.
The district is well positioned financially, with a balanced budget, reasonable reserves and the expected infusion of federal funds. The superintendent has devoted resources judiciously and wisely to match the challenges of the pandemic, including moving and adding staff to support the shift to dual models of hybrid and online-only learning, and repurposing staff roles to meet new and different needs and prevent layoffs. These changes were judicious and the district remains financially robust despite the many needs of the pandemic.
Looking ahead to next year, no major service reductions are planned. Oregon Student Success Act funds are planned and committed to improve services particularly for traditionally underserved students, with fidelity to the SSA’s objectives and the plan developed with extensive community input and approved by the board last year. Federal ESSER funds also will be spent in light of the needs generated by the pandemic, taking on the challenge to gear up quickly to use one-time funds for the betterment of our students and schools.
Keep school bond projects moving forward and on schedule.
Under Ms. Vandercar’s leadership, the district has kept faith with 4J voters in moving forward with bond plans. This work has carried forward on pace, in spite of the pandemic’s challenges for building sites and community processes. Major school construction projects—North Eugene, Edison, Camas Ridge, and Gilham—are on track, and the school facility at Willard is completed. The North Eugene and Edison buildings were designed with the community engagement process established in bond measure planning, and construction is underway. Camas Ridge is now being designed with the same public process, and planning is on schedule.
Support 4J students, families and staff.
The pandemic brought new needs for education and support services. The challenge of meeting the needs of all students under these exceptional circumstances has been daunting. Ms. Vandercar’s actions during the pandemic to provide multiple learning options and support families in need, including our most vulnerable and underserved students, have demonstrated her commitment and goal of putting students and education as the first priority.
Ms. Vandercar and her team showed creativity and flexibility in creating multiple choices for families around instruction and providing repeated opportunities for family choice. As conditions and state guidelines changed, the district under her leadership has shown nimbleness and agility in creating, revising and communicating plans.
The district began providing free meals for all children immediately when all Oregon schools were closed last spring, and has made numerous adjustments to be able to continue this practice to this day. The use of bus drivers to deliver meals was a win-win for families and staff, and is another example of Ms. Vandercar’s creative and responsive action in the face of unprecedented challenges. Meeting the technology challenge of providing devices and internet access to all students is another example of being flexible, agile and putting the needs of students first. Hiring a wraparound services team including social work and bilingual/bicultural support staff has been of particular importance to serve our emerging bilingual students and families.
Throughout this time, the superintendent also has demonstrated her commitment to supporting the staff who provide these services, as well as the students and families who receive them.
Strengthen and expand the district’s equity work.
While the board set a version of this item as a board goal in August 2020, Superintendent Vandercar was already working on anti-racist practices in the background by looking at disparities in discipline between groups of students. She has implemented anti-racist training for all staff to provide a foundation for further work. Her work and support of the “All Students Belong” effort being led by outside consultants with staff support is appreciated.
There has been a visible and concerted effort to increase the diversity of staff, and Superintendent Vandercar has demonstrated that commitment in hiring. The district’s key roles under her leadership include a higher than usual number of women and administrators of color. She is also to be commended for her efforts to hire and retain teachers of color and to increase staff diversity to more closely reflect the diversity of the student population.
Additional Comments
The board appreciates Ms. Vandercar’s communication skills, openness and approachability, including her innovation of weekly video updates that provide information and inspiration for staff. She is known for taking time to listen and being accessible and responsive to students, parents, staff, and the larger community. She listens non-defensively, genuinely wants to understand, and makes decisions informed by what she hears. She anticipates what needs to happen, works with staff and association leadership, and simply gets things done behind the scenes—not to take the credit, but to make progress. The board applauds her personal outreach, credibility, relationships and deep knowledge of the district, and genuine two-way communication.
The board also praises Ms. Vandercar for her willingness to find solutions for issues that are proactive, creative and result in a “win-win” as a practice and ethic. Examples include vaccination clinics for staff, students and families, and the district’s state testing plan for this year.
In the coming year, as we emerge from the pandemic, areas for continued focus will include:
- Develop a revised approach to address student safety in lieu of uniformed School Resource Officers stationed in schools, in collaboration with local law enforcement and support services.
- Continue increasing support for communication with families, including planned improvements for Spanish-language communications and updating website access.
- Continue work on the board’s goal to reduce time spent on standardized testing.
In conclusion, the board commends the superintendent on her exemplary performance. The board is fortunate to have Ms. Vandercar leading the district and looks forward to her next year in this role.
La Junta felicita a la superintendente Vandercar en su Evaluación de desempeño
La Junta Escolar de Eugene elogió el liderazgo de la Superintendente Cydney Vandercar en su evaluación de desempeño anual, que se compartió en la reunión de la junta del 2 de junio.
La evaluación de la junta de la superintendente interina se centró en su desempeño general y las cuatro áreas de objetivos establecidas con la junta en el otoño de 2020:
- Mantener y comunicar un presupuesto equilibrado.
- Mantener los proyectos de bonos escolares avanzando y según lo programado.
- Apoyar a los estudiantes, familias y personal de 4J.
- Fortalecer y expandir el trabajo de equidad del distrito.
La presidenta de la junta, Mary Walston, señaló: “La superintendente Cydney Vandercar ha demostrado un desempeño de liderazgo ejemplar en circunstancias excepcionalmente desafiantes. Ella ha dirigido el distrito con cuidado y consideración por las necesidades de los estudiantes, las familias, el personal y la comunidad, y aborda este trabajo con un ojo perspicaz, un oído que escucha, un corazón solidario, una cabeza fría y una mano firme. La junta la felicita por su trabajo”.
A continuación se presenta el resumen de la junta de su evaluación como superintendente.
Resumen ejecutivo de la evaluación de desempeño de la superintendente Cydney Vandercar por parte de la Junta Escolar de Eugene Junta Directiva, Distrito Escolar de Eugene 4J
Mary Walston, Presidenta de la Junta
2 de junio de 2021
La Junta Directiva del Distrito Escolar de Eugene 4J completó su evaluación anual de desempeño de la superintendente. Al acercarse a la finalización de su primer año como superintendente, Cydney Vandercar ha demostrado un liderazgo ejemplar en circunstancias excepcionalmente desafiantes. La junta la felicita por su desempeño laboral.
Hace un año, la junta nombró a la Sra. Vandercar de forma interina para guiar al distrito a través de un momento transitorio y desafiante. En ese momento, se esperaba que la escuela regresase a sus operaciones normales para el otoño de 2020. La junta pidió que los programas y proyectos existentes continuaran según lo planeado, ajustados según fuese necesario en respuesta a la pandemia, y que no se emprendieran nuevas iniciativas, en otras palabras, brindar estabilidad y liderazgo en lo que se pensó sería una necesidad a corto plazo para guiar al distrito durante la pandemia y hasta la selección de un superintendente permanente. Un año después, la pandemia continúa interrumpiendo la vida diaria y afectando todos los aspectos de las operaciones del distrito escolar. La pandemia alteró el enfoque del distrito y ha sido su principal trabajo este año.
La junta trabajó con la Sra. Vandercar en septiembre de 2020 para establecer las metas del superintendente para este año escolar inusual. Los cuatro objetivos establecidos para el superintendente interino son: Mantener y comunicar un presupuesto equilibrado. Mantener los proyectos de bonos escolares avanzando y según lo programado. Apoyar a los estudiantes, familias y personal de 4J. Fortalecer y expandir el trabajo de equidad del distrito.
El desempeño de la Sra. Vandercar ha sido ejemplar en general y en cada una de estas áreas, a la luz de todos los desafíos conocidos y desconocidos. Cada objetivo se analiza a continuación.
Mantener y comunicar un presupuesto equilibrado.
El distrito está bien posicionado financieramente, con un presupuesto balanceado, reservas razonables y la infusión esperada de fondos federales. El superintendente ha dedicado recursos de manera juiciosa y sabia para hacer frente a los desafíos de la pandemia, incluido el traslado y la incorporación de personal para respaldar el cambio a modelos duales de aprendizaje híbrido y solo en línea, y la reorientación de las funciones del personal para satisfacer necesidades nuevas y diferentes y evitar despidos. Estos cambios fueron acertados y el distrito sigue siendo financieramente sólido a pesar de las muchas necesidades de la pandemia.
De cara al próximo año, no se prevén reducciones importantes del servicio. Los fondos de la Ley de Éxito Estudiantil de Oregón están planificados y comprometidos para mejorar los servicios, en particular para los estudiantes tradicionalmente desatendidos, con fidelidad a los objetivos de la SSA y el plan desarrollado con amplia participación de la comunidad y aprobado por la junta el año pasado. Los fondos federales de ESSER también se gastarán a la luz de las necesidades generadas por la pandemia, asumiendo el desafío de prepararse rápidamente para usar fondos únicos para el mejoramiento de nuestros estudiantes y escuelas.
Mantener los proyectos de bonos escolares avanzando y según lo programado.
Bajo el liderazgo de la Sra. Vandercar, el distrito ha mantenido la fe en los votantes del 4J para seguir adelante con los planes de bonos. Este trabajo ha seguido adelante, a pesar de los desafíos de la pandemia para los sitios de construcción y los procesos comunitarios. Los principales proyectos de construcción de escuelas (North Eugene, Edison, Camas Ridge y Gilham) van por buen camino y las instalaciones de la escuela en Willard están terminadas. Los edificios North Eugene y Edison se diseñaron con el proceso de participación comunitaria establecido en la planificación de medidas de bonos y la construcción está en marcha. Camas Ridge ahora se está diseñando con el mismo proceso público y la planificación está programada.
Apoyar a los estudiantes, familias y personal de 4J.
La pandemia trajo nuevas necesidades de educación y servicios de apoyo. El desafío de satisfacer las necesidades de todos los estudiantes en estas circunstancias excepcionales ha sido abrumador. Las acciones de la Sra. Vandercar durante la pandemia para brindar múltiples opciones de aprendizaje y apoyar a las familias necesitadas, incluidos nuestros estudiantes más vulnerables y desatendidos, han demostrado su compromiso y objetivo de poner a los estudiantes y la educación como la primera prioridad.
La Sra. Vandercar y su equipo demostraron creatividad y flexibilidad al crear múltiples opciones para las familias en torno a la instrucción y brindar oportunidades repetidas para la elección familiar. A medida que cambiaron las condiciones y las pautas estatales, el distrito bajo su liderazgo ha demostrado habilidad creativa en la revisión y comunicación de planes.
El distrito comenzó a proporcionar comidas gratuitas para todos los niños inmediatamente cuando todas las escuelas de Oregón cerraron la primavera pasada y ha realizado numerosos ajustes para poder continuar con esta práctica hasta el día de hoy. El uso de choferes de autobuses para entregar comidas fue beneficioso para las familias y el personal, y es otro ejemplo de la acción creativa y receptiva de la Sra. Vandercar frente a desafíos sin precedentes. Enfrentar el desafío tecnológico de proporcionar dispositivos y acceso a Internet a todos los estudiantes es otro ejemplo de ser flexible, ágil y poner las necesidades de los estudiantes en primer lugar. La contratación de un equipo de servicios integrales que incluyen trabajo social y personal de apoyo bilingüe/bicultural ha sido de particular importancia para servir a nuestros estudiantes y familias bilingües emergentes.
A lo largo de este tiempo, la superintendente también ha demostrado su compromiso de apoyar al personal que brinda estos servicios, así como a los estudiantes y las familias que los reciben.
Fortalecer y expandir el trabajo de equidad del distrito.
Si bien la junta estableció una versión de este elemento como objetivo de la junta en agosto de 2020, el superintendente Vandercar ya estaba trabajando en prácticas antirracistas en segundo plano al observar las disparidades en la disciplina entre grupos de estudiantes. Ha implementado capacitación antirracista para todo el personal a fin de proporcionar una base para el trabajo futuro. Se agradece su trabajo y apoyo al esfuerzo “Todos los estudiantes pertenecen” dirigido por consultores externos con el apoyo del personal.
Ha habido un esfuerzo visible y concertado para aumentar la diversidad del personal, y la Superintendente Vandercar ha demostrado ese compromiso en la contratación. Los roles clave del distrito bajo su liderazgo incluyen un número mayor al habitual de mujeres y administradores de color. También merece elogios por sus esfuerzos para contratar y retener maestros de color y aumentar la diversidad del personal para reflejar más de cerca la diversidad de la población estudiantil.
Comentarios adicionales
La junta agradece las habilidades de comunicación, la apertura y la accesibilidad de la Sra. Vandercar, incluida su innovación de actualizaciones de video semanales que brindan información e inspiración para el personal. Es conocida por tomarse el tiempo para escuchar y ser accesible y receptiva con los estudiantes, los padres, el personal y la comunidad en general. No escucha a la defensiva, realmente quiere entender y toma decisiones informadas por lo que escucha. Ella anticipa lo que debe suceder, trabaja con el personal y el liderazgo de la asociación, y simplemente hace las cosas entre bastidores, no para llevarse el crédito, sino para avanzar. La junta aplaude su alcance personal, su credibilidad, sus relaciones y su profundo conocimiento del distrito, así como su comunicación bidireccional genuina.
La junta también elogia a la Sra. Vandercar por su voluntad de encontrar soluciones para problemas que sean proactivas, creativas y que resulten en un “gane para todos” como práctica y ética. Los ejemplos incluyen clínicas de vacunación para el personal, los estudiantes y las familias, y el plan de pruebas del estado del distrito para este año.
En el próximo año, a medida que salgamos de la pandemia, las áreas de enfoque continuo incluirán:
- Desarrollar un enfoque revisado para abordar la seguridad de los estudiantes en lugar de Oficiales de Recursos Escolares uniformados estacionados en las escuelas, en colaboración con la policía local y los servicios de apoyo.
- Continuar aumentando el apoyo para la comunicación con las familias, incluidas las mejoras planificadas para las comunicaciones en español y la actualización del acceso al sitio web.
- Continuar trabajando en el objetivo de la junta de reducir el tiempo dedicado a las pruebas estandarizadas.
En conclusión, la junta felicita a la superintendente por su desempeño ejemplar. La junta es afortunada de tener a la Sra. Vandercar al frente del distrito y espera con ansias su próximo año en este cargo.
