May 19, 2021
School Board Regular Meeting
On Wednesday, May 19, the school board held a regular meeting. The meeting was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.
Regular Meeting
Introductory Comments
Following the previous day’s election, Interim Superintendent Cydney Vandercar opened the meeting by welcoming the two incoming board members, Laural O’Rourke and Maya Rabasa; congratulating vice chair Judy Newman on her re-election; and thanking outgoing board members Anne Marie Levis and Jim Torrey, who chose not to run for re-election, for their many years of service to the district.
Superintendent Vandercar offered brief introductions to agenda items that will be covered more fully during the meeting. She acknowledged the difficult situation for students and families at Kelly Middle School and Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School after a problem with roof supports in a gym forced the emergency closure of their school building. She noted such a setback was especially hard given students had just returned to the building after more than a year physically apart due to the pandemic.
Superintendent Vandercar also encouraged families, staff and community members to share their thoughts and ideas about how best to use additional ESSER III federal funding the district is expected to receive to support students as the Eugene community recovers from the pandemic.
Items for Information (no board action is expected to be taken)
• Received an update on the building housing Kelly Middle School and Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School: Two roof trusses, or supports, are failing in one of the building’s three gymnasiums, known as the “inner gym.” The gym and its roof are structurally connected to the rest of the school building. Kelly and Yujin Gakuen students and staff were immediately returned to comprehensive distance learning in an abundance of caution when the problem was discovered, confirmed when the failing trusses were declared a safety hazard after further investigation.
Students will continue in a distance learning model with limited on-site supports at a different location for the last few weeks of the school year. The district has identified alternative sites so students can conduct state testing, pick up free meals and participate in upcoming summer programs in-person.
District staff provided a timeline of the discovery of the roof issue and detailed their response to date. A contractor will begin work next week to shore up the failing trusses so follow-up work then can safely proceed to make permanent repairs to the roof supports this summer. They said their top priority is to make the needed repairs so the district can safely reopen the building in the fall.
• Received an update on design of the new Camas Ridge Elementary School building: District staff presented board members with an updated site diagram and preliminary floor plan for the new building. They noted several adjustments to the design based on community feedback. The adjustments include reducing the size of the parking lot, providing garden space and exploring options to relocate a covered outdoor learning space. The district will hold a virtual open house on Wednesday, May 26, so families, neighbors and other community members can review and comment on the design developed to date. Construction is scheduled to start in the summer of 2022, with an anticipated opening in fall of 2024. The project is being paid for with revenues from the bond measure that local voters approved in November 2018.
• Received an update on the All Students Belong initiative: The board continues its work to reorient 4J’s discipline and student safety practices so all students feel safe at school and ensure that practices do not disproportionately harm students of color, LBGTQ students, and students with disabilities, among others.
The district hired a consultant, SeeChange LLC, which is in the midst of an initial assessment of data and policies related to the issue. SeeChange recently reviewed the preliminary data on student discipline it has gathered so far with 4J’s Equity Committee. The committee provided feedback, and the discussion will continue at the committee’s next meeting. The consultant is also conducting surveys and small focus groups with students and staff to share their experiences and viewpoints.
The consultants will share their findings and recommendations with the board in August. The board then will convene a work group that will use the findings as a launching point to continue the dialogue and develop recommendations for reorienting 4J’s discipline and student safety practices.
• Received the financial report for the third quarter of the 2019–20 fiscal year (Jan. 1–March 31): The report includes updated numbers for the district’s operating budget and Nutrition Services program.
• Received an update on COVID-19 and return to on-site learning: District staff reported that 4J has worked with healthcare partners to organize several COVID-19 vaccination clinics for 4J students, families and community members. The district has partnered with Cascade Health to offer clinics for 4J students held at South Eugene High School, and is working with Lane County Public Health to provide ongoing vaccine clinics every Wednesday afternoon at Churchill High School and every Friday afternoon at North Eugene High School. Advance appointments are available, or community members can drop in to get their shot.
The district will continue to provide free meals for 4J students and youth ages 18 and younger through the summer. The meals will be available Monday–Thursday, with a meal box available for pickup on Thursdays with meals to cover Fridays and weekends.
The district continues to plan for both virtual and in-person graduation celebrations for the Class of 2021. School districts have received additional guidance from the Oregon Department of Education related to outdoor graduation ceremonies. 4J is reviewing the guidance and will provide an update to graduating seniors and their families soon.
Items for Action
• Approved 2021–22 board guiding beliefs and values: The board approved updated guiding beliefs and values, which it reviews each year. The changes added descriptions of the board’s beliefs and values including the belief that all students deserve to be and feel safe and welcome at school, and a commitment to reducing the disparity of outcomes for historically underserved students. The vote was unanimous.
• Approved a request to co-op the wrestling programs at North Eugene and South Eugene high schools: The district is seeking approval from the Oregon School Activities Association to combine the wrestling programs at two 4J high schools this spring. The temporary arrangement allows the wrestlers in both programs, which are relatively small, to practice together but compete separately on behalf of their schools. The school board must approve the arrangement before OSAA will approve it. The board’s vote was unanimous.
Public Input
The board heard live public comment via Zoom. Four community members spoke about the board elections, the design of the new Camas Ridge Elementary School building, face coverings and hybrid learning. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
Agenda and Materials
May 19 regular meeting materials
May 19 regular meeting audio recording
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la junta: 19 de mayo de 2021
Reunión regular de la junta escolar
El miércoles 19 de mayo, la junta escolar realizó una reunión regular. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea y transmisión en vivo por radio en la estación KRVM 1280-AM.
Reunión regular
Comentarios introductorios
Después de la elección del día anterior, la superintendente interina Cydney Vandercar abrió la reunión dando la bienvenida a los dos miembros entrantes de la junta, Laural O’Rourke y Maya Rabasa; felicitar a la vicepresidenta Judy Newman por su reelección; y agradeciendo a los miembros salientes de la junta Anne Marie Levis y Jim Torrey, quienes optaron por no postularse para la reelección, por sus muchos años de servicio al distrito.
La superintendente Vandercar ofreció breves introducciones a los temas de la agenda que se cubrirán más a fondo durante la reunión. Reconoció la difícil situación de los estudiantes y las familias de la Escuela Secundaria Kelly y la Escuela Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen después de que un problema con los soportes del techo en un gimnasio obligó al cierre de emergencia del edificio escolar. Señaló que tal contratiempo fue especialmente difícil dado que los estudiantes acababan de regresar al edificio después de más de un año separados físicamente debido a la pandemia.
La superintendente Vandercar también alentó a las familias, el personal y los miembros de la comunidad a compartir sus opiniones e ideas sobre la mejor manera de utilizar los fondos federales adicionales de ESSER III que se espera que reciba el distrito para apoyar a los estudiantes mientras la comunidad de Eugene se recupera de la pandemia.
Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)
- Se recibió una actualización sobre el edificio que alberga a la escuela secundaria Kelly y la escuela primaria de inmersión japonesa Yujin Gakuen: dos vigas del techo, o soportes, están fallando en uno de los tres gimnasios del edificio, conocido como el “gimnasio interior”. El gimnasio y su techo están conectados estructuralmente con el resto del edificio escolar. Los estudiantes y el personal de Kelly y Yujin Gakuen regresaron de inmediato al aprendizaje integral a distancia con mucha precaución cuando se descubrió el problema, confirmado cuando las armaduras defectuosas se declararon un peligro para la seguridad después de una investigación adicional.
Los estudiantes continuarán en un modelo de aprendizaje a distancia con apoyo limitado en el sitio en un lugar diferente durante las últimas semanas del año escolar. El distrito ha identificado sitios alternativos para que los estudiantes puedan realizar pruebas estatales, recoger comidas gratis y participar en persona en los próximos programas de verano.
El personal del distrito proporcionó un cronograma del descubrimiento del problema del techo y detalló su respuesta hasta la fecha. Un contratista comenzará a trabajar la próxima semana para apuntalar las armaduras defectuosas para que el trabajo de seguimiento pueda proceder de manera segura a realizar reparaciones permanentes en los soportes del techo este verano. Dijeron que su principal prioridad es hacer las reparaciones necesarias para que el distrito pueda reabrir el edificio de manera segura en el otoño.
- Se recibió una actualización sobre el diseño del nuevo edificio de la Escuela Primaria Camas Ridge: el personal del distrito presentó a los miembros de la junta un diagrama actualizado del sitio y un plano preliminar del nuevo edificio. Notaron varios ajustes al diseño basados en los comentarios de la comunidad. Los ajustes incluyen reducir el tamaño del estacionamiento, proporcionar espacio para el jardín y explorar opciones para reubicar un espacio de aprendizaje al aire libre cubierto. El distrito realizará una jornada de puertas abiertas virtual el miércoles 26 de mayo, para que las familias, los vecinos y otros miembros de la comunidad puedan revisar y comentar sobre el diseño desarrollado hasta la fecha. La construcción está programada para comenzar en el verano de 2022, con una inauguración prevista para el otoño de 2024. El proyecto se está pagando con los ingresos de la medida de bonos que los votantes locales aprobaron en noviembre de 2018.
- Se recibió una actualización sobre la iniciativa All Students Belong : La junta continúa su trabajo para reorientar las prácticas de disciplina y seguridad estudiantil de 4J para que todos los estudiantes se sientan seguros en la escuela y garantizar que las prácticas no dañen de manera desproporcionada a los estudiantes de color, estudiantes LBGTQ y estudiantes con discapacidades, entre otros.
El distrito contrató a un consultor, SeeChange LLC, que se encuentra en medio de una evaluación inicial de datos y políticas relacionadas con el tema. SeeChange revisó recientemente los datos preliminares sobre disciplina estudiantil que ha recopilado hasta ahora con el Comité de Equidad de 4J. El comité brindó comentarios y la discusión continuará en la próxima reunión del comité. El consultor también está realizando encuestas y pequeños grupos de enfoque con estudiantes y personal para compartir sus experiencias y puntos de vista.
Los consultores compartirán sus hallazgos y recomendaciones con la junta en agosto. Luego, la junta convocará a un grupo de trabajo que usará los hallazgos como punto de partida para continuar el diálogo y desarrollar recomendaciones para reorientar las prácticas de disciplina y seguridad estudiantil de 4J.
- Se recibió el informe financiero del tercer trimestre del año fiscal 2019–20 (del 1 de enero al 31 de marzo): el informe incluye números actualizados para el presupuesto operativo del distrito y el programa de Servicios de Nutrición.
- Se recibió una actualización sobre COVID-19 y volvió al aprendizaje en el sitio: el personal del distrito informó que 4J ha trabajado con socios de atención médica para organizar varias clínicas de vacunación contra COVID-19 para estudiantes, familias y miembros de la comunidad de 4J. El distrito se asoció con Cascade Health para ofrecer clínicas para estudiantes 4J en la Preparatoria South Eugene, y está trabajando con Lane County Public Health para proporcionar clínicas de vacunación continuas todos los miércoles por la tarde en la Preparatoria Churchill y todos los viernes por la tarde en la Preparatoria North Eugene. Hay citas anticipadas disponibles, o simplemente los miembros de la comunidad pueden pasar para recibir su vacuna.
El distrito continuará brindando comidas gratuitas para estudiantes de 4J y jóvenes menores de 18 años durante el verano. Las comidas estarán disponibles de lunes a jueves, con una caja de comida disponible para recoger los jueves con comidas para cubrir los viernes y fines de semana.
El distrito continúa planificando celebraciones de graduación tanto virtuales como en persona para la Clase de 2021. Los distritos escolares han recibido orientación adicional del Departamento de Educación de Oregón en relación con las ceremonias de graduación al aire libre. El 4J está revisando la guía y pronto proporcionará una actualización para los estudiantes de último año que se gradúan y sus familias.
Elementos para tomar acción
- Principios y valores guías aprobados por la junta para 2021–22: La junta aprobó los principios y valores guías actualizados, que revisa cada año. Los cambios agregaron descripciones de los principios y valores de la junta, incluyendo el principio de que todos los estudiantes merecen estar y sentirse seguros y bienvenidos en la escuela, y el compromiso de reducir la disparidad de resultados para los estudiantes históricamente desatendidos. La votación fue unánime.
- Se aprobó una solicitud para cooperar en los programas de lucha libre en las Preparatorias North Eugene y South Eugene: El distrito busca la aprobación de la Asociación de Actividades Escolares de Oregón para combinar los programas de lucha libre en dos escuelas secundarias de 4J esta primavera. El arreglo temporal permite que ambos programas de lucha libre, que son relativamente pequeños, practiquen juntos pero que los luchadores compitan por separado en nombre de sus escuelas. La junta escolar debe aprobar el arreglo antes de que OSAA lo apruebe. El voto de la junta fue unánime.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Cuatro miembros de la comunidad hablaron sobre las elecciones de la junta, el diseño del nuevo edificio de la Escuela Primaria Camas Ridge, el uso de las mascarillas y el aprendizaje híbrido. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales
Materiales de la reunión regular del 19 de mayo
Audio de la reunión regular del 19 de mayo
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
Calendario e información de la reunión de la junta escolar
