August 17, 2022
School Board Regular Meeting
On Wednesday, August 17, the school board held a regular meeting. The session was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.
Regular Meeting
Introductory Comments
Superintendent Andy Dey discussed back-to-school preparations, the pending arrival of the 2022–23 District Handbook to 4J families’ mailboxes in English and Spanish, and the update to 4J’s COVID-19 Communicable Disease Management Plan. He also talked about the labor shortage at 4J for certain positions, including bus drivers and groundskeepers (watch). Later in the meeting, the board approved agreements to provide wage increases and bonuses to transportation employees as well as bonuses to groundskeepers during the current school year to help with employee recruitment and retention for those positions
Board Chair Maya Rabasa thanked all staff involved in 4J’s summer learning and enrichment programs and shared an update on a board subcommittee’s work related to student mental health and providing more student voice during school board meetings. She also praised the hard work of staff to prepare for the new school year (watch).
Items for Information
• Reviewed a report listing which 4J staff are issued credit cards (watch): Board policy requires that the superintendent annually present board members with information on the credit cards issued to officers and designated staff for district purchases and authorized travel.
Items for Action
• Approved items on the consent agenda (watch): The board approved the classroom merger and name change for Looking Glass, corrected the amount of a tax levied in the recently adopted budget, approved agreements with the labor union representing classified employees related to compensation for transportation employees and groundskeepers. It also approved the renewal of the athletic apparel contract with Nike, as well as the official meeting minutes for the June 28 and August 3 board meetings. The vote was unanimous.
• Approved the dates for the annual board retreat (watch): The board typically holds their retreat in late summer or early fall of each new school year to discuss board goals and initiatives. Board members approved holding the retreat on two separate dates from 4–8 p.m. on September 6 and October 24. The vote was unanimous.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Considered changes to board policies (watch): The board considered changes to board policies related to immunization, physical examination, vision screening and eye examination, and dental screening. The changes being considered are recommended to better align with existing rules and best practice for enrolling students.
• Considered the process for selecting student board representatives and for including student voice at board meetings (watch): Board Chair Maya Rabasa provided an update on the work by a board subcommittee to improve student health mental and provide more student voice during school board meetings. The subcommittee will present a recommendation to the full board during its next meeting.
Public Input
The board heard live public comment virtually via Zoom (watch). Four people spoke school start times, summer programs, test scores and sex education. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la junta del 17 de agosto de 2022
Reunión ordinaria de la junta escolar
El miércoles 17 de agosto, la junta escolar celebró una reunión ordinaria. La sesión estuvo abierta al público a través de video en vivo por Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.
Reunión regular
Comentarios introductorios
El superintendente Andy Dey habló sobre los preparativos para el regreso a clases, la llegada pendiente del Manual del Distrito 2022–23 a los buzones de correo de las familias del 4J en inglés y en español, y la actualización del Plan de Manejo de Enfermedades Transmisibles COVID-19. También habló sobre la escasez de mano de obra en el 4J para ciertos puestos, incluyendo los choferes de autobús y jardineros (ver). Más adelante en la reunión, la junta aprobó acuerdos para proporcionar aumentos salariales y bonificaciones a los empleados de transporte, así como bonificaciones a los jardineros durante el año escolar actual para ayudar con el reclutamiento y retención de empleados para esos puestos.
La presidenta de la junta, Maya Rabasa, agradeció a todo el personal involucrado en los programas de aprendizaje y enriquecimiento del 4J en el verano y compartió una actualización sobre el trabajo de un subcomité de la junta relacionado con la salud mental de los estudiantes y el brindar más espacio para la voz de los estudiantes durante las reuniones de la junta escolar. También elogió el arduo trabajo del personal para prepararse para el nuevo año escolar (ver).
Puntos de información
- Se revisó un informe que enumera a qué personal del 4J se les emiten tarjetas de crédito (ver): La política de la junta requiere que el superintendente presente anualmente a los miembros de la junta información sobre las tarjetas de crédito emitidas a los oficiales y al personal designado para compras del distrito y viajes autorizados.
Elementos para la acción
- Elementos aprobados en la agenda de consentimiento (ver): La junta aprobó la fusión de aulas y el cambio de nombre de Looking Glass, corrigió la cantidad de un impuesto recaudado en el presupuesto adoptado recientemente, aprobó acuerdos con el sindicato que representa a los empleados clasificados relacionados a la compensación de los empleados de transporte y los jardineros. También aprobó la renovación del contrato de indumentaria deportiva con Nike, así como las actas oficiales de las reuniones de directorio del 28 de junio y el 3 de agosto. La votación fue unánime.
- Se aprobaron las fechas para el retiro anual de la junta (ver). La junta generalmente realiza su retiro a fines del verano o principios del otoño de cada nuevo año escolar para discutir las metas e iniciativas de la junta. Los miembros de la junta aprobaron realizar el retiro en dos fechas separadas de 4 a 8 pm el 6 de septiembre y el 24 de octubre. La votación fue unánime.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Cambios considerados en las políticas de la junta (ver): La junta consideró cambios en las políticas de la junta relacionadas con inmunización, examen físico, exámenes de la vista: optómetro y oftalmólogo, y examen dental. Se recomiendan los cambios que se están considerando para alinearse mejor con las reglas existentes y las mejores prácticas para matricular a los estudiantes.
- Se consideró el proceso para seleccionar a los estudiantes representantes de la junta y para incluir la voz de los estudiantes en las reuniones de la junta (ver). La presidenta de la junta, Maya Rabasa, proporcionó una actualización sobre el trabajo de un subcomité de la junta para mejorar la salud mental de los estudiantes y brindar más espacio para la voz de los estudiantes durante las reuniones de la junta escolar. El subcomité presentará una recomendación a la junta en pleno durante su próxima reunión.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom (ver). Cuatro personas hablaron sobre los horarios de inicio de clases, los programas de verano, los resultados de las pruebas y la educación sexual. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales
Materiales de la reunión de la junta del 17 de agosto
Audio de la reunión de la junta del 17 de agosto
Video de la reunión de la junta del 17 de agosto
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
Calendario e información de las reuniones de la junta escolar
