March 17, 2021
School Board Regular Meeting
On Wednesday, March 17, the school board held a regular meeting, with several board members meeting in-person on-site for the first time in more than a year. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.
Regular Meeting
Introductory Comments
Interim Superintendent Cydney Vandercar acknowledged how good it felt to be present with board members, who were conducting their first meeting in-person in more than a year. She noted 4J has begun to welcome students back to school buildings and that district staff would provide updates on that ongoing work later in the meeting. She congratulated the district’s suicide prevention team for completing a first draft of 4J’s state-mandated suicide prevention plan and said details of that plan would be shared with the board at a future meeting.
Items for Information (no board action is expected to be taken)
• Received an update on COVID-19 and return to on-site learning: District staff presented an overview of lessons and resources developed by 4J teachers and other staff to help prepare students for their return to on-site learning. They also discussed the planning for the upcoming Outdoor School, which will be conducted with hybrid students attending Outdoor School on-site and online students engaging in a virtual Outdoor School curriculum at home.
Kindergarten and first grade students began returning to school buildings this week, for the first time in a year, for transition and orientation to prepare them for on-site learning in the hybrid model. Students in grades 2–5 will attend transition and orientation starting the week of the March 29.
District staff discussed the school schedules developed by teacher and staff teams for middle and high school students, designed to provide both synchronous and asynchronous education for students learning at home and in a classroom when hybrid learning begins next month for grades 6–12.
The fall sports season is nearing the end of its abbreviated season, with families, friends and fans able to watch contests both online and in person.
The district is working with high schools to plan in-person recognition events in addition to the virtual high school graduation ceremonies in June.
District staff also outlined the changes Gov. Kate Brown has announced recently to get students back to school buildings, none of which will result in major changes in how 4J is planning to start its hybrid learning model.
Items for Action
• Approved items on the consent agenda: The board approved the resolution of a complaint and adopted the official board minutes of its Feb. 3 meeting. The votes were unanimous.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Considered adoption of the school calendars for the 2021–22 academic year: State law requires that the school board adopt the district’s academic calendars. The board will vote on approval of the academic calendars on April 21.
This year, school is proposed to begin with a transition day for students in selected grades on Thursday, Sept. 9. This day would support students’ shift to the new school year in-person after more than a year of distance and hybrid learning. The first day for all students would be Friday, Sept. 10.
Traditionally, the first day of school for 4J students is on the Wednesday after Labor Day, sometimes with a transition day for selected grades the preceding day. This year, the Tuesday and Wednesday after Labor Day falls during Rosh Hashanah. While the district does not close schools during the year for major religious holidays, by policy and practice the district seeks to avoid scheduling unique events on such days. The proposed calendars place the transition day on Thursday and the first day of classes for all grades on Friday to avoid this scheduling conflict.
The district is in discussion with the Eugene Education Association about the possible addition of an instruction day in October, in place of the non-contract day traditionally included in the district academic calendar on the annual statewide in-service day. This would be an additional paid contract day for teachers and licensed specialists, and it would provide instruction time not provided to all students on the opening transition day.
Public Input
The board heard live public comment via Zoom. Three speakers spoke about wireless technology, standardized testing, and experiences at a 4J elementary school in the past year.
To request to speak to the school board, community members may complete an online request form the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
Agenda and Materials
March 17 regular meeting agenda and materials
March 17 regular meeting audio recording
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la Junta: 17 de marzo de 2021
Reunión regular de la junta escolar
El miércoles 17 de marzo, la junta escolar celebró una reunión regular, con varios miembros de la junta reunidos en persona en el sitio por primera vez en más de un año. La reunión estuvo abierta al público a través de video en vivo en Zoom, transmisión de audio y transmisión de radio en KRVM 1280-AM.
Reunión regular
Comentarios introductorios
La superintendente interina Cydney Vandercar reconoció lo bien que se sintió estar presente con los miembros de la junta, quienes estaban realizando su primera reunión en persona en más de un año. Señaló que 4J ha comenzado a dar la bienvenida a los estudiantes a los edificios escolares y que el personal del distrito brindará actualizaciones sobre ese trabajo en curso más adelante en la reunión. Felicitó al equipo de prevención del suicidio del distrito por completar un primer borrador del plan de prevención del suicidio de 4J exigido por el estado y dijo que los detalles de ese plan se compartirán con la junta en una reunión futura.
Puntos de información (no se espera que se tomen medidas por la junta)
- Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el regreso al aprendizaje en el sitio: el personal del distrito presentó una descripción general de las lecciones y los recursos desarrollados por los maestros de 4J y otro personal para ayudar a preparar a los estudiantes para su regreso al aprendizaje presencial. También discutieron la planificación de la próxima Escuela al aire libre, que se llevará a cabo con estudiantes híbridos que asisten a la escuela al aire libre en el sitio y estudiantes en línea que participan en un plan de estudios virtual de la escuela al aire libre en casa.
Los estudiantes de kindergarten y primer grado comenzaron a regresar a los edificios escolares esta semana, por primera vez en un año, para la transición y orientación para prepararlos para el aprendizaje en el sitio en el modelo híbrido. Los estudiantes en los grados 2 a 5 asistirán a la transición y orientación a partir de la semana del 29 de marzo.
El personal del distrito discutió los horarios escolares desarrollados por los equipos de maestros y personal para estudiantes de secundaria y preparatoria, diseñados para brindar educación sincrónica y asincrónica para estudiantes que aprenden en casa y en un salón de clases cuando el aprendizaje híbrido comience el próximo mes para los grados 6-12.
La temporada deportiva de otoño se acerca al final de su temporada abreviada, con familias, amigos y fanáticos que pueden ver los concursos tanto en línea como en persona.
El distrito está trabajando con las escuelas secundarias para planificar eventos de reconocimiento en persona además de las ceremonias virtuales de graduación de la escuela secundaria en junio.
El personal del distrito también describió los cambios que la gobernadora Kate Brown anunció recientemente para que los estudiantes regresen a los edificios escolares, ninguno de los cuales resultará en cambios importantes en la forma en que 4J planea comenzar su modelo de aprendizaje híbrido.
Elementos para la acción
- Elementos aprobados en la agenda de consentimiento: La junta aprobó la resolución de una queja y adoptó las actas oficiales de la junta de su reunión del 3 de febrero. Los votos fueron unánimes.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Se consideró la adopción de los calendarios escolares para el año académico 2021–22: la ley estatal requiere que la junta escolar adopte los calendarios académicos del distrito. La junta votará sobre la aprobación de los calendarios académicos el 21 de abril.
Este año, se propone que la escuela comience con un día de transición para los estudiantes en grados seleccionados el jueves 9 de septiembre. Este día apoyará el cambio de los estudiantes al nuevo año escolar en persona después de más de un año de aprendizaje a distancia e híbrido. El primer día para todos los estudiantes será el viernes 10 de septiembre.
Tradicionalmente, el primer día de clases para los estudiantes de 4J es el miércoles después del Día del Trabajo, a veces con un día de transición para algunos grados seleccionados el día anterior. Este año, el martes y miércoles después del Día del Trabajo cae durante el Rosh Hashaná. Si bien el distrito no cierra las escuelas durante el año para las principales festividades religiosas, por política y práctica, el distrito busca evitar programar eventos únicos en esos días. Los calendarios propuestos colocan el día de transición el jueves y el primer día de clases para todos los grados el viernes para evitar este conflicto de horarios.
El distrito está en conversaciones con la Asociación de Educación de Eugene sobre la posible adición de un día de instrucción en octubre, en lugar del día sin contrato tradicionalmente incluido en el calendario académico del distrito en el día anual de servicio en todo el estado. Este será un día de contrato pagado adicional para maestros y especialistas con licencia, y proporcionará tiempo de instrucción que no se proporcionó a todos los estudiantes en el día de transición de apertura.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Tres presentadores hablaron sobre tecnología inalámbrica, pruebas estandarizadas y sus experiencias en una escuela primaria de 4J el año pasado.
Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea el lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales Agenda y materiales
Agenda y materiales para la reunión regular del 17 de marzo
Audio de la reunión regular del 17 de marzo
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
Calendario e información de las reuniones de la junta escolar
