March 18, 2020
School Board Regular Meeting
On Wednesday, March 18, the school board held a regular meeting. In response to public health agencies’ recommendations to increase social distancing and avoid gatherings to limit the spread of coronavirus COVID-19, the meeting was held virtually. The meeting was open to the public via live radio broadcast on KRVM 1280-AM and via the internet at www.4j.lane.edu/stream.
Regular Meeting
Introductory Comments
Superintendent Gustavo Balderas noted that Gov. Kate Brown had announced the closure of K–12 schools statewide until April 28, unless shortened or extended. He said the district was continuing to provide meals to students and was working to offer supplemental learning supports to students while they remain home. Dr. Balderas acknowledged the district and community were facing unprecedented times, and said he hoped to see kids back in schools and the community returning to normal as quickly as possible.
Board chair Anne Marie Levis said the district is working to figure out how continue to provide a quality education to 4J students during the rapidly evolving coronavirus pandemic. She reassured that the community would get through this event together. She thanked the district’s teachers, staff and administrators for working long hours to help navigate the 4J community through these challenging times.
Items for Action
• Approved Student Success Act Student Investment Account plan: The board approved the district’s plan to invest new funds anticipated from the Student Investment Account, part of the Student Success Act, starting next school year.
The plan has nine major components, including initiatives to improve early reading skills, reduce class sizes in targeted grades, provide full schedules for all high schoolers, and add more mental health and behavioral supports for students. The plan targets investments to bolster student success in and out of the classroom, particularly for students who are traditionally underserved.
Student Investment Account funds must be spent to improve students’ academic success, reduce disparities between groups of students, and meet students’ behavioral and mental health needs. Funds may be spent in four areas: providing a well-rounded education, addressing students’ health and safety needs, increasing instructional time and/or reducing class size.
The district spent several months gathering extensive community input, reviewing research and analyzing student data to inform development of the investment plan.
The board approved the plan on a 6–1 vote. The district will submit the approved plan to the Oregon Department of Education by April 15 to be eligible to start receiving the funds in the coming school year. (presentation slides) (draft grant application)
• Approved items on the consent agenda: The board unanimously approved the four items on the consent agenda: advance refunding of general obligation bonds, contract award for middle school field turf replacement, purchase of new staff computers and other equipment, and approval of minutes from the Feb. 5 and Feb. 19 board meetings.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Considered proposed academic calendars for the 2020–21 school year: State law requires that the school board adopt the district’s academic calendars. The draft calendars reflect the same number of instruction days, holidays, and non-instruction days as are in the present school year. The board is slated to approve the academic calendars on April 22.
• Discussed recruitment for interim superintendent: The board agreed to search for and hire an internal candidate to serve as interim superintendent for one year. The board discussed that hiring an internal interim superintendent is preferred given the late timeline, many complex demands, and current disruptions stemming from the coronavirus outbreak. The board is set on April 1 to formally declare the superintendent’s position vacancy and discuss the qualifications the board will look for in an interim superintendent. Under its draft timeline the board would make a selection by May 1.
Public Input
There was no in-person public comment period due to the meeting being held virtually. Public comment was invited to be submitted via email to board@4j.lane.edu. The board will read, review and take into consideration all comments submitted by email.
Agenda and Materials
March 18 agenda and materials
March 18 board meeting recording
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Recordings of meetings are posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la junta escolar del 18 de marzo de 2020
Reunión ordinaria de la junta escolar
El miércoles 18 de marzo, la junta escolar celebró una reunión ordinaria. En respuesta a las recomendaciones de las agencias de salud pública de aumentar el distanciamiento social y evitar reuniones para limitar la propagación del coronavirus COVID-19, la reunión se llevó a cabo de manera virtual. La reunión estuvo abierta al público a través de una transmisión de radio en vivo en KRVM 1280-AM y por Internet en www.4j.lane.edu/stream.
Reunión regular
Comentarios introductorios
El superintendente Gustavo Balderas señaló que la gobernadora Kate Brown había anunciado el cierre de las escuelas K–12 en todo el estado hasta el 28 de abril, a menos que se acorte o extienda. Dijo que el distrito continúa brindando comidas a los estudiantes y está trabajando para ofrecer apoyo de aprendizaje complementario a los estudiantes mientras permanezcan en casa. El Dr. Balderas reconoció que el distrito y la comunidad se enfrentan a tiempos sin precedentes y dijo que espera que los niños vuelvan a las escuelas y que la comunidad vuelva a la normalidad lo antes posible.
La presidenta de la junta, Anne Marie Levis, dijo que el distrito está trabajando para descubrir cómo continuar brindando una educación de calidad a los estudiantes del 4J durante la pandemia de coronavirus que evoluciona rápidamente. Ella aseguró que la comunidad superará este evento juntos. Ella agradeció a los maestros, el personal y los administradores del distrito por trabajar muchas horas para ayudar a navegar a la comunidad 4J a través de estos tiempos difíciles.
Elementos para la acción
- Se aprobó el plan de Cuenta de Inversión Estudiantil de la Ley de Éxito Estudiantil: La junta aprobó el plan del distrito para invertir nuevos fondos anticipados de la Cuenta de Inversión Estudiantil, parte de la Ley de Éxito Estudiantil, a partir del próximo año escolar.
El plan tiene nueve componentes principales, incluidas iniciativas para mejorar las habilidades de lectura temprana, reducir el tamaño de las clases en los grados específicos, proporcionar horarios completos para todos los estudiantes de secundaria y agregar más apoyos de salud mental y comportamiento para los estudiantes. El plan se enfoca en inversiones para impulsar el éxito de los estudiantes dentro y fuera del salón de clases, particularmente para los estudiantes que tradicionalmente están desatendidos.
Los fondos de la Cuenta de inversión para estudiantes deben gastarse para mejorar el éxito académico de los estudiantes, reducir las disparidades entre los grupos de estudiantes y satisfacer las necesidades de salud mental y conductual de los estudiantes. Los fondos se pueden gastar en cuatro áreas: brindar una educación completa, abordar las necesidades de salud y seguridad de los estudiantes, aumentar el tiempo de instrucción y/o reducir el tamaño de las clases.
El distrito pasó varios meses reuniendo una gran cantidad de aportes de la comunidad, revisando investigaciones y analizando datos de los estudiantes para informar el desarrollo del plan de inversión.
La junta aprobó el plan con una votación de 6 a 1. El distrito presentará el plan aprobado al Departamento de Educación de Oregón antes del 15 de abril para ser elegible para comenzar a recibir los fondos en el próximo año escolar. (diapositivas de presentación) (borrador de solicitud de subvención)
- Elementos aprobados en la agenda de consentimiento: La junta aprobó por unanimidad los cuatro elementos en la agenda de consentimiento: reembolso anticipado de bonos de obligación general, adjudicación de contrato para el reemplazo del césped del campo de la escuela intermedia, compra de nuevas computadoras para el personal y otros equipos, y aprobación de las actas de las 5 y 19 de febrero reuniones de la junta
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Calendarios académicos propuestos considerados para el año escolar 2020–21: la ley estatal requiere que la junta escolar adopte los calendarios académicos del distrito. Los borradores de calendarios reflejan la misma cantidad de días de instrucción, vacaciones y días sin instrucción que en el año escolar actual. La junta está programada para aprobar los calendarios académicos el 22 de abril.
- Se discutió el reclutamiento para el superintendente interino: La junta acordó buscar y contratar a un candidato interno para servir como superintendente interino por un año. La junta discutió que es preferible contratar a un superintendente interino interno dado el retraso en el cronograma, muchas demandas complejas y las interrupciones actuales derivadas del brote de coronavirus. La junta está programada para el 1 de abril para declarar formalmente la vacante del puesto de superintendente y discutir las calificaciones que la junta buscará en un superintendente interino. Según su cronograma preliminar, la junta haría una selección antes del 1 de mayo.
Comentario público
No hubo un período de comentarios públicos en persona debido a que la reunión se llevó a cabo virtualmente. Se invitó a enviar comentarios públicos por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leerá, revisará y tendrá en cuenta todos los comentarios enviados por correo electrónico.
Agenda y materiales
Agenda y materiales del 18 de marzo
Grabación de la reunión de la junta del 18 de marzo
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de las reuniones se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
