School Board and Superintendent Working Agreements, 2021–22

Información en español

The Board of Directors is the educational policy making body for Eugene School District 4J. The Board is responsible to guide practices, processes, and programs with the goal of producing the highest educational achievement for all students. The board is charged with accomplishing this goal while also being responsible for prudent management of available resources. To ensure student success, members of the school board and the superintendent agree to function together with integrity and commitment as a leadership team. To help the Board function together effectively and efficiently, the Board establishes Working Agreements that provide a set of guidelines, shared agreements and expectations and hold each other accountable to follow them.

These agreements are intended to augment and detail section A and B of the Eugene School District 4J Policies. (See http://www.4j.lane.edu/board/policies)

Board Organization and Governance

1. The board will seek to work with the superintendent in a cooperative and collaborative partnership aligned toward a common mission and goals.
2. The board will focus on the responsibilities of policy making, planning and evaluation of the superintendent, and fiscal oversight.
3. The board will make decisions in the best interest of students and the district as a whole.
4. The board will actively solicit input, listen to all perspectives, and carefully consider all issues presented to the board.
5. Individual board members have no authority to take individual action regarding policy or district and school administrative matters.
6. The Board will respect each individual member’s right to express opposing viewpoints and vote their convictions, whether they are in the minority or the majority. Individual Board members will abide by decisions made by the Board and will not interfere with action on settled decision.
7. Each year the board will select a chair and vice chair and this constitutes “Board Leadership.”
8. Newly elected or appointed board members will be offered and expected to participate in orientation sessions to be provided by Eugene 4J staff and supplemented by outside training as deemed appropriate. And Board leadership will work with staff to develop a list of topics and resources for orientation and onboarding. The list will be given to new board members before July 1st and the new board members will complete the onboarding before the first Board meeting in August. Board Leadership and staff will help new Board members connect with resources.
9. The Board follows Robert’s Rules of Order to structure meetings. A copy of Robert’s Rules will be offered to any new Board member during the orientation process.

Meeting Agreements

1. Board members will arrive on time for meetings and will carefully review all meeting materials in advance of the meeting.
2. Board meetings will begin at the designated start time and members will work to end meetings on time.
3. Board members will attend all regular meetings of the board. Members will contact board leadership and the superintendent, in advance of the meeting if unable to attend. Attending meetings via phone or web conference (i.e. Zoom) is an option but should be used only in rare occasions when in-person attendance is not possible.
4. Board members will cast a vote on all matters before the board, except when a board member must recuse themselves from the vote, such as in circumstances of a conflict. Abstentions are not allowed.
5. Board meetings will be held only at accessible locations.
6. Board meetings will be properly noticed and adhere to Oregon Public Meeting Law requirements as per Oregon Revised Statutes 192.610–192.69>
7. The Board may hold an executive session as defined in ORS 192.660 and ORS 332.061. Board members must respect and adhere to the confidentiality of all matters and all materials discussed within an executive session of the board. Information shall not be shared with anyone outside of an executive session except if the document has already been published.

Duties, Responsibilities and Role of Board Leadership

1. Board leadership is the annually elected chair and vice chair of the board. Terms for these roles begin on July 1 and end on June 30. A confirmation vote will take place at the first Board meeting on or after July 1st in those years when incoming new Board members are unable to vote for leadership.
2. The board chair and vice chair will meet regularly with the superintendent to develop, set, and review agendas for board meetings. A single board member will attend each leadership meeting and agenda review in a rotation format. The schedule of attendance at leadership will be included in the board calendar.
3. Board leadership, in conjunction with the superintendent, will provide a list of board meetings and topics at least once a month. Leadership will take extra care to prioritize items that have been supported by at least three members of the Board. This list is subject to change by a majority vote of the Board.
4. Board leadership will informally survey each member of the board to determine preference and interest for the various board committees. The chair will present the annual board assignments during a regular meeting of the board of directors and will seek ratification of these assignments at that same meeting. When making committee assignments, the chair will consider the preferences expressed by individual board members and will strive to rotate assignments to maximize opportunities to gain a broader understanding of the district. At the same time, the board chair will assign mentor relationships with the student board representatives. The chair retains the right to make these assignments should ratification not occur.
5. Board members who are not the official appointee to a committee may attend meetings of any committee, but the board member(s) should take caution and be aware that four members of the board constitute a quorum of the board.
6. Board leadership will be responsible for the board self-assessment.
7. Board leadership will be responsible to ensure the annual evaluation of the superintendent occurs in a timely manner and is consistent with the superintendent’s contract.

Communication by Board Members

1. Board member communication is subject to the Oregon Public Meetings Law as defined and established in ORS 192.610–192.690. Board members should not deliberate toward any public decisions in any format except for public meetings. A discussion by a quorum in a non-public forum on any board matter is not allowed.
2. When a board member receives information about a concern or complaint from a stakeholder, they will not seek to act upon or resolve those issues directly with staff members (such as by requesting reports or further investigation). When possible, Board members should relay information to the level of the Superintendent’s office, particularly when stakeholders seek out Board members about issues of public concern. This does not imply that a board member must relay information to the superintendent from confidential or informal conversations that board members participate in their roles as a 4J community members, etc.
3. Information requests by individual Board members that can be expected to require roughly 15 minutes or more of staff work or staff resources will be referred by the superintendent to board leadership or the full board to determine if the request to use resources aligns with board and district priorities.
4. When attending meetings, speaking publicly, or speaking directly to staff, board members are expected to be mindful of their status as elected leaders and how they may be perceived.
5. As a courtesy, board members may communicate with leadership and/or the superintendent about actions they intend to take.
6. The board chair or designee is the official spokesperson for the board. If a media request is made to another member who is not the chair, that member may speak with the media as an individual member, and they should inform the chair or the board as a whole.
7. The board chair will be responsible to answer in writing all correspondence sent to the board. All board members will be copied on responses. However, board members should be cautious to abide by the Oregon Public Meetings Law (ORS 192) regarding serial meetings via electronic communication; avoid the use of “reply all.” The board chair will strive for a timely response to correspondence.
8. In some instances, board members may have an existing professional relationship or volunteer relationship with schools, programs, or Eugene 4J staff that necessitates interactions in the board member’s capacity as a private citizen or volunteer. The board member must clearly state the visit or interaction has no official board-related purpose. The board member should inform the superintendent and building administrator of this visit or interaction. When visits or interactions are as a part of a work or volunteer schedule, the board member should inform the superintendent, to the extent possible, of the schedule of meetings. This does not apply when 4J Board members are acting as parents, grandparents, or other trusted adults in relationship to 4J students.
9. Occasionally, building administrators or program staff may proactively invite board members to a site or program visit as learning opportunities; these are encouraged. Again, board members will communicate with the superintendent when such requests are received and should be mindful of the Oregon Public meetings law.
10. With the popularity and availability of photography for social media purposes, photos of students in which students can easily be identified should not be posted without prior and explicit consent of the parent or guardian of the student.

Agenda Planning

1. The agenda of each regular board meeting is developed in collaboration between the superintendent and board leadership and is based on an annual calendar and board goals set by the board at a summer retreat.
2. At each regular meeting of the board there will be an opportunity for any member to request an item to be considered for further information or inclusion on the agenda for an upcoming meeting. Board leadership will assess interest or agreement by other members of the board with a straw poll. In order to better plan and manage board time and staff and district resources, the request will be considered if it is supported by at least three members of the board. Each request will be reviewed by board leadership and will be considered for next steps, which may be information provided to the board in the superintendent’s weekly memo, an item for information or an item for future action on an upcoming board meeting agenda. Leadership will communicate the next steps decided for the proposed topic to the requesting board member.
3. Regular meeting agendas will include a short verbal report by the chair to preview upcoming meetings and the major topics to be considered. The weekly memo from the superintendent will also include the working calendar of agenda topics for upcoming meetings.
4. In general, agendas will not be changed after they have been published.

• On occasion, an item may be removed, postponed, or changed by board leadership with proper notice to the board and the public in advance of the meeting.
• On occasion, with a majority vote of the board during agenda review at the beginning of the meeting, an agenda may be changed to remove, postpone, or change an item. During a meeting, an item may be postponed due to time or other constraints, with consent of the Board.
• In exceptional circumstances, during agenda review at the beginning of the meeting a majority vote of the board may change an agenda, either to add an item or to change an item from information to action. This is discouraged, as it reduces the possibility for public comment and does not allow for staff preparation. It should be done only for a time-sensitive matter under circumstances that could not have been foreseen.This will not lead to a board action in the same meeting in which it is raised except under true emergency conditions. An emergency condition would be one where:

• • Acting immediately is critical for the operations of the district, and
  • not acting immediately would threaten health and safety or create either an unacceptable financial consequence or timing problem for operations.

Planning and Evaluation

1. Board members will conduct an annual self-assessment of the board’s performance; the annual review ideally should be completed within the context of the board’s spring retreat.
2. Board members will review the “Board of Director’s Guiding Beliefs and Values” statement and “Working Agreements” at least annually.
3. Board members will participate in establishing annual expectations and goals for the superintendent.
4. Board members will objectively evaluate the superintendent’s annual performance and provide appropriate feedback.
5. The board will annually set goals for itself, which will be reviewed and evaluated within the agenda of the summer board retreat.

Approved February 23, 2022

BOARD WORKING AGREEMENTS

Acuerdos de trabajo entre la Junta Escolar y la Superintendente para 2021–22

La Junta Directiva, o junta escolar, es el organismo de formulación de políticas educativas para el Distrito Escolar de Eugene 4J. La junta es responsable de guiar las prácticas, procesos y programas con el objetivo de producir el mayor rendimiento educativo para todos los estudiantes. La junta está encargada de lograr este objetivo y al mismo tiempo ser responsable de la gestión prudente de los recursos disponibles. Para garantizar el éxito de los estudiantes, los miembros de la junta escolar y la superintendente acuerdan funcionar juntos con integridad y compromiso como un equipo de liderazgo. Para ayudar a la junta a funcionar de manera efectiva y eficiente, la junta establece Acuerdos de Trabajo que proporcionan un conjunto de pautas, acuerdos compartidos y expectativas y se responsabilizan mutuamente de seguirlos.

Estos acuerdos están destinados a aumentar y detallar la sección A y B de las Políticas del Distrito Escolar de Eugene 4J. (Ver http://www.4j.lane.edu/board/policies/)

Organización y gobernanza de la junta

1. La junta buscará trabajar con la superintendente en una asociación cooperativa y colaborativa alineada hacia una misión y objetivos comunes.
2. La junta se centrará en las responsabilidades de la formulación de políticas, la planificación y evaluación de la superintendente, y la supervisión fiscal.
3. La junta tomará decisiones en el mejor interés de los estudiantes y del distrito en general.
4. La junta solicitará activamente aportes, escuchará todas las perspectivas y considerará cuidadosamente todos los problemas presentados a la junta.
5. Los miembros individuales de la junta no tienen autoridad para tomar medidas individuales con respecto a la política o los asuntos administrativos del distrito y la escuela.
6. La junta respetará el derecho de cada miembro individual a expresar puntos de vista opuestos y votar sus convicciones, ya sea que estén en minoría o en la mayoría. Los miembros individuales de la junta acatarán las decisiones tomadas por la junta y no interferirán con la acción sobre la decisión resuelta.
7. Cada año, la junta seleccionará un presidente y un vicepresidente y esto constituye el “Liderazgo de la Junta”.
8. A los miembros de la junta recién elegidos o nombrados se les ofrecerá y se espera que participen en sesiones de orientación que serán proporcionadas por el personal de Eugene 4J y complementadas con capacitación externa según se considere apropiado. Y el liderazgo de la junta trabajará con el personal para desarrollar una lista de temas y recursos para la orientación y la incorporación. La lista se entregará a los nuevos miembros de la junta antes del 1 de julio y los nuevos miembros de la junta completarán la incorporación antes de la primera reunión de la junta en agosto. El liderazgo y el personal de la junta ayudarán a los nuevos miembros de la junta a conectarse con los recursos.
9. La junta sigue las Reglas de Orden de Robert para estructurar las reuniones. Se ofrecerá una copia de las Reglas de Robert a cualquier nuevo miembro de la Junta durante el proceso de orientación.

Acuerdos de reuniones

1. Los miembros de la junta llegarán a tiempo para las reuniones y revisarán cuidadosamente todos los materiales de la reunión antes de la reunión.
2. Las reuniones de la junta comenzarán a la hora de inicio designada y los miembros trabajarán para terminar las reuniones a tiempo.
3. Los miembros de la junta asistirán a todas las reuniones regulares de la junta. Los miembros se comunicarán con el liderazgo de la junta y el superintendente, antes de la reunión si no pueden asistir. Asistir a reuniones por teléfono o conferencia web (es decir, Zoom) es una opción, pero debe usarse solo en raras ocasiones cuando la asistencia en persona no es posible.
4. Los miembros de la junta emitirán un voto sobre todos los asuntos ante la junta, excepto cuando un miembro de la junta deba recusarse de la votación, como en circunstancias de conflicto. No se permiten abstenciones.
5. Las reuniones de la junta se llevarán a cabo solo en lugares accesibles.
6. Las reuniones de la junta se notificarán adecuadamente y se adherirán a los requisitos de la Ley de Reuniones Públicas de Oregon según los Estatutos Revisados de Oregon 192.610–192.690.
7. La junta puede celebrar una sesión ejecutiva como se define en ORS 192.660 y ORS 332.061. Los miembros de la junta deben respetar y adherirse a la confidencialidad de todos los asuntos y todos los materiales discutidos dentro de una sesión ejecutiva de la junta. La información no se compartirá con nadie fuera de una sesión ejecutiva, excepto si el documento ya ha sido publicado.

Deberes, responsabilidades y papel del liderazgo de la junta

1. El liderazgo de la junta es el presidente y vicepresidente elegido anualmente de la junta. Los términos para estos roles comienzan el 1 de julio y terminan el 30 de junio. Una votación de confirmación tendrá lugar en la primera reunión de la junta a partir del 1 de julio en esos años cuando los nuevos miembros entrantes de la junta no puedan votar por el liderazgo.
2. El presidente y el vicepresidente de la junta se reunirán regularmente con el superintendente para desarrollar, establecer y revisar las agendas para las reuniones de la junta. Un solo miembro de la junta asistirá a cada reunión de liderazgo y revisión de la agenda en un formato de rotación. El calendario de asistencia al liderazgo se incluirá en el calendario de la junta.
3. El liderazgo de la junta, junto con el superintendente, proporcionará una lista de reuniones y temas de la junta al menos una vez al mes. El liderazgo tendrá especial cuidado de priorizar los puntos que han sido apoyados por al menos tres miembros de la Junta. Esta lista está sujeta a cambios por mayoría de votos de la Junta.
4. El liderazgo de la junta encuestará informalmente a cada miembro de la junta para determinar la preferencia y el interés por los diversos comités de la junta. La presidente presentará las asignaciones anuales de la junta durante una reunión regular de la junta directiva y buscará la ratificación de estas asignaciones en esa misma reunión. Al hacer asignaciones de comité, el presidente considerará las preferencias expresadas por los miembros individuales de la junta y se esforzará por rotar las asignaciones para maximizar las oportunidades de obtener una comprensión más amplia del distrito. Al mismo tiempo, el presidente de la junta asignará relaciones de mentor con los representantes de la junta estudiantil. La presidente se reserva el derecho de hacer estas asignaciones en caso de que no se produzca la ratificación.
5. Los miembros de la junta que no son la persona designada oficialmente para un comité pueden asistir a las reuniones de cualquier comité, pero los miembros de la junta deben tener precaución y ser conscientes de que cuatro miembros de la junta constituyen un quórum de la junta.
6. El liderazgo de la junta será responsable de la autoevaluación de la junta.
7. El liderazgo de la junta será responsable de garantizar que la evaluación anual del superintendente ocurra de manera oportuna y sea consistente con el contrato del superintendente.

Comunicación de los miembros de la junta

1. La comunicación de los miembros de la Junta está sujeta a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón tal como se define y establece en ORS 192.610–192.690. Los miembros de la junta no deben deliberar hacia ninguna decisión pública en ningún formato, excepto para reuniones públicas. No se permite una discusión por quórum en un foro no público sobre cualquier asunto de la junta.
2. Cuando un miembro de la junta recibe información sobre una inquietud o queja de una parte interesada, no buscará actuar o resolver esos problemas directamente con los miembros del personal (por ejemplo, solicitando informes o una investigación adicional). Cuando sea posible, los miembros de la Junta deben transmitir información al nivel de la oficina del Superintendente, particularmente cuando las partes interesadas buscan miembros de la Junta sobre temas de interés público. Esto no implica que un miembro de la junta deba transmitir información al superintendente de conversaciones confidenciales o informales de que los miembros de la junta participan en sus roles como miembros de la comunidad 4J, etc.
3. Las solicitudes de información de los miembros individuales de la junta que se puede esperar que requieran aproximadamente 15 minutos o más de trabajo del personal o recursos de personal serán referidas por el superintendente al liderazgo de la junta o a la junta completa para determinar si la solicitud de usar recursos se alinea con las prioridades de la junta y el distrito.
4. Al asistir a reuniones, hablar en público o hablar directamente con el personal, se espera que los miembros de la junta sean conscientes de su estado como líderes electos y de cómo pueden ser percibidos.
5. Como cortesía, los miembros de la junta pueden comunicarse con el liderazgo y / o el superintendente sobre las acciones que tienen la intención de tomar.
6. La presidente de la junta o la persona designada es el portavoz oficial de la junta. Si se hace una solicitud de los medios de comunicación a otro miembro que no es el presidente, ese miembro puede hablar con los medios de comunicación como un miembro individual, y deben informar al presidente o a la junta en su conjunto.
7. La presidente de la junta será responsable de responder por escrito toda la correspondencia enviada a la junta. Todos los miembros de la junta serán copiados en las respuestas. Sin embargo, los miembros de la junta deben tener cuidado de cumplir con la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192) con respecto a las reuniones en serie a través de la comunicación electrónica; evitar el uso de “responder a todos”. La presidente de la junta se esforzará por obtener una respuesta oportuna a la correspondencia.
8. En algunos casos, los miembros de la junta pueden tener una relación profesional existente o una relación de voluntariado con escuelas, programas o personal de Eugene 4J que requiere interacciones en calidad de miembro de la junta como ciudadano privado o voluntario. El miembro de la junta debe indicar claramente que la visita o interacción no tiene un propósito oficial relacionado con la junta. El miembro de la junta debe informar al superintendente y al administrador del edificio de esta visita o interacción. Cuando las visitas o interacciones son parte de un horario de trabajo o voluntariado, el miembro de la junta debe informar al superintendente, en la medida de lo posible, del horario de las reuniones. Esto no se aplica cuando los miembros de la Junta de 4J actúan como padres, abuelos u otros adultos de confianza en relación con los estudiantes de 4J.
9. Ocasionalmente, los administradores del edificio o el personal del programa pueden invitar proactivamente a los miembros de la junta a una visita al sitio o al programa como oportunidades de aprendizaje; se fomentan. Una vez más, los miembros de la junta se comunicarán con el superintendente cuando se reciban tales solicitudes y deben tener en cuenta la ley de reuniones públicas de Oregón.
10. Con la popularidad y disponibilidad de la fotografía para fines de redes sociales, las fotos de los estudiantes en las que los estudiantes pueden ser fácilmente identificados no deben publicarse sin el consentimiento previo y explícito del padre o tutor del estudiante.

Planificación de la agenda

1. La agenda de cada reunión regular de la junta se desarrolla en colaboración entre el superintendente y el liderazgo de la junta y se basa en un calendario anual y las metas de la junta establecidas por la junta en un retiro de verano.
2. En cada reunión ordinaria de la junta habrá una oportunidad para que cualquier miembro solicite un punto a considerar para obtener más información o incluirlo en la agenda de una próxima reunión. El liderazgo de la junta evaluará el interés o el acuerdo de otros miembros de la junta con una encuesta de paja. Con el fin de planificar y administrar mejor el tiempo de la junta y los recursos del personal y del distrito, la solicitud se considerará si cuenta con el apoyo de al menos tres miembros de la junta. Cada solicitud será revisada por el liderazgo de la junta y será considerada para los próximos pasos, que pueden ser información proporcionada a la junta en el memorando semanal del superintendente, un elemento para información o un punto para la acción futura en una próxima agenda de la reunión de la junta. El liderazgo comunicará los próximos pasos decididos para el tema propuesto al miembro de la junta que lo solicite.
3. Los órdenes del día de las reuniones periódicas incluirán un breve informe verbal del presidente para obtener una vista previa de las próximas reuniones y los principales temas que se examinarán. El memorando semanal del superintendente también incluirá el calendario de trabajo de los temas de la agenda para las próximas reuniones.
4. En general, las agendas no se cambiarán después de que se hayan publicado.

• En ocasiones, un elemento puede ser eliminado, pospuesto o cambiado por el liderazgo de la junta con el aviso adecuado a la junta y al público antes de la reunión.
• En ocasiones, con un voto mayoritario de la junta durante la revisión de la agenda al comienzo de la reunión, se puede cambiar una agenda para eliminar, posponer o cambiar un punto. Durante una reunión, un tema puede posponerse debido al tiempo u otras limitaciones, con el consentimiento de la Junta.
• En circunstancias excepcionales, durante la revisión de la agenda al comienzo de la reunión, un voto mayoritario de la junta puede cambiar una agenda, ya sea para agregar un punto o para cambiar un punto de información a acción. Esto se desaconseja, ya que reduce la posibilidad de comentarios públicos y no permite la preparación del personal. Debe hacerse sólo para una cuestión urgente en circunstancias que no podrían haberse previsto.
• Esto no dará lugar a una acción de la junta en la misma reunión en la que se plantea, excepto en condiciones de verdadera emergencia. Una condición de emergencia sería aquella en la que:

• • Actuar de inmediato es fundamental para las operaciones del distrito, y
  • no actuar de inmediato amenazaría la salud y la seguridad o crearía una consecuencia financiera inaceptable o un problema de tiempo para las operaciones.

Planificación y Evaluación

1. Los miembros de la Junta llevarán a cabo una autoevaluación anual del desempeño de la junta; lo ideal es que la revisión anual se complete en el contexto del retiro de primavera de la junta.
2. Los miembros de la Junta revisarán la declaración “Creencias y Valores Rectores de la Junta Directiva” y los “Acuerdos de Trabajo” al menos una vez al año.
3. Los miembros de la Junta participarán en el establecimiento de expectativas y metas anuales para el superintendente.
4. Los miembros de la junta evaluarán objetivamente el desempeño anual del superintendente y proporcionarán comentarios apropiados.
5. La junta establecerá anualmente metas para sí misma, que serán revisadas y evaluadas dentro de la agenda del retiro de la junta de verano.

Aprobada el 23 de febrero de 2022

ACUERDOS DE TRABAJO