October 19, 2022
School Board Regular Meeting
On Wednesday, October 19, the school board held a regular meeting. The sessions were open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.
Regular Meeting
Introductory Comments
Superintendent Andy Dey discussed how 4J provided two school buses earlier in the day to transport motorists stranded after a multi-vehicle crash on Interstate 5 and shared information about various initiatives to improve 4J communications to families and community members (watch).
Items for Information (no board action is expected to be taken)
• Received an update on enrollment for the current school year (watch): District staff detailed the changes in student enrollment this year and summarized the long-term trends in enrollment and the effects of the pandemic on those trends.
• Reviewed board membership to the Oregon School Board Association (watch): Superintendent Dey outlined what 4J receives as a OSBA member. Board member Laural O’Rourke read a statement related to 4J’s membership with the association. After discussion, the board directed staff to draft a resolution outlining its concerns about the association. The board will vote to approve the resolution at a future meeting.
• Received a report on Division 22 standards for the 2021–22 school year (watch): School districts must annually report to the school board and the state assurances that the district is complying with various standards set out in Oregon administrative rules for public schools. The standards require school districts to provide a minimum number of instructional hours; adhere to state graduation requirements to award high school diplomas; provide services to children with disabilities, emergent bilingual students (English learners), and talented and gifted students; and assess and record students’ individual progress and achievement, among other things. District staff provided a report on the standards the district is in compliance with, as well as how the district plans to meet requirements in the few areas where it is currently out of compliance.
Items for Action
• Approved items on the consent agenda (watch): The board approved routine personnel actions and the official minutes of the first session of the annual board retreat on September 6.
• Approved budget committee selection process (watch): There are two vacancies on the 4J budget committee that the school board will fill by appointment. One vacancy will be filled by a member of the district’s equity committee in compliance with a new state law. The board will solicit applications from November 1–15 for the other seat. Finalists for the position will be invited to the December 14 work session for a 10-minute interview. The board will make an appointment without discussion at a future meeting after ranking the finalists based on their interviews. The vote to approve the selection process was unanimous.
• Approved statement by individual board members supporting Measure 114 (watch): The board discussed whether to endorse Measure 114, a statewide gun-control initiative on the November ballot. The board agreed that individual board members could sign a statement in support of the measure, but the signed endorsement would not speak for the full board.
• Discussed changes to board subcommittee assignments (watch): Board members voted to not hold meetings of the board’s mental health subcommittee until they can discuss whether to change the membership of the subcommittee at their next regular meeting on November 2. The vote was unanimous. The board also voted to not discuss changing the mental health subcommittee’s membership at this meeting and to postpone that discussion until November 2. The vote was 5–1, with board members Maya Rabasa, Gordon Lafer, Alica Hays, Michelle Hsu and Judy Newman voting yes, and board member Laural O’Rourke voting no.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Discussed equity facilitation work (watch): The district is accepting responses to its request for quotes from individuals or firms interested in facilitating the board’s ongoing equity work. The board received and briefly discussed available options to select the equity trainer.
Public Input
The board heard live public comment virtually via Zoom (watch). Five people spoke about Measure 114, volunteers and dyslexia. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen y video de la reunión de la junta del 19 de octubre de 2022
Reunión regular de la junta escolar
El miércoles 19 de octubre, la junta escolar celebró una reunión regular. Las sesiones estuvieron abiertas al público a través de video en vivo en Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.
Reunión regular
Comentarios introductorios
El superintendente Andy Dey habló sobre cómo el 4J proporcionó dos autobuses escolares ese mismo día para transportar a los automovilistas varados después de un accidente de varios vehículos en la carretera interestatal 5 y compartió información sobre varias iniciativas para mejorar las comunicaciones de 4J con las familias y los miembros de la comunidad (ver).
Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)
- Recibió una actualización sobre la inscripción para el año escolar actual (ver): El personal del distrito detalló los cambios en la inscripción de estudiantes este año y resumió las tendencias a largo plazo en la inscripción y los efectos de la pandemia en esas tendencias.
- revisó la membresía de la junta de la Asociación de Juntas Escolares de Oregón (ver): el superintendente Dey describió lo que 4J recibe como miembro de OSBA. La miembro de la junta, Laural O’Rourke, leyó una declaración relacionada con la membresía de 4J en la asociación. Después de la discusión, la junta ordenó al personal que redactara una resolución que describiera sus preocupaciones sobre la asociación. La junta votará para aprobar la resolución en una reunión futura.
- Recibió un informe sobre los estándares de la División 22 para el año escolar 2021–22 (ver): Los distritos escolares deben informar anualmente a la junta escolar y al estado asegurando que el distrito cumple con varios estándares establecidos en las reglas administrativas de Oregón para las escuelas públicas. Los estándares requieren que los distritos escolares proporcionen un número mínimo de horas de instrucción; adherirse a los requisitos estatales de graduación para otorgar diplomas de escuela secundaria; brindar servicios a niños con discapacidades, estudiantes bilingües emergentes (aprendices de inglés) y estudiantes talentosos y dotados; y evaluar y registrar el progreso y los logros individuales de los estudiantes, entre otras cosas. El personal del distrito proporcionó un informe sobre los estándares con los que el distrito está cumpliendo, así como también cómo el distrito planea cumplir con los requisitos en las pocas áreas en las que actualmente no cumple.
Puntos de acción
- Puntos aprobados en la agenda de consentimiento (ver): La junta aprobó las acciones rutinarias del personal y las actas oficiales de la primera sesión del retiro anual de la junta el 6 de septiembre.
- Aprobó el proceso de selección del comité de presupuesto (ver): Hay dos vacantes en el comité de presupuesto 4J que la junta escolar llenará por nombramiento. Una vacante será ocupada por un miembro del comité de equidad del distrito de conformidad con una nueva ley estatal. La junta solicitará solicitudes del 1 al 15 de noviembre para el otro puesto. Los finalistas para el puesto serán invitados a la sesión de trabajo del 14 de diciembre para una entrevista de 10 minutos. La junta hará una cita sin discusión en una reunión futura después de clasificar a los finalistas en función de sus entrevistas. La votación para aprobar el proceso de selección fue unánime.
- Declaración aprobada por miembros individuales de la junta que apoyan la Medida 114 (ver): La junta discutió si respaldar la Medida 114, una iniciativa estatal de control de armas en la boleta electoral de noviembre. La junta acordó que los miembros individuales de la junta podrían firmar una declaración en apoyo de la medida, pero el endoso firmado no hablaría por la junta en pleno.
- Cambios discutidos en las asignaciones de los subcomités de la junta (ver): los miembros de la junta votaron para no celebrar reuniones del subcomité de salud mental de la junta hasta que puedan discutir si cambiar la membresía del subcomité en su próxima reunión ordinaria el 2 de noviembre. El voto fue unánime. La junta también votó para no discutir el cambio de membresía del subcomité de salud mental en esta reunión y posponer esa discusión hasta el 2 de noviembre. La votación fue de 5 a 1, con los miembros de la junta Maya Rabasa, Gordon Lafer, Alica Hays, Michelle Hsu y Judy Newman votando. sí, y el miembro de la junta Laural O’Rourke votando no.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Trabajo de facilitación de equidad discutido (ver): El distrito está aceptando respuestas a su solicitud de cotizaciones de personas o empresas interesadas en facilitar el trabajo de equidad en curso de la junta. La junta recibió y discutió brevemente las opciones disponibles para seleccionar el entrenador de equidad.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom (ver). Cinco personas hablaron sobre la Medida 114, los voluntarios y la dislexia. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales
Sesión de trabajo del 19 de octubre y materiales de la reunión
Audio de la reunión de la junta del 19 de octubre
Video de la reunión de la junta del 19 de octubre
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
