September 7, 2022
School Board Regular Meeting
On Wednesday, September 7, the school board held a regular meeting. The session was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.
Regular Meeting
Introductory Comments
Superintendent Andy Dey discussed the recent back-to-school event for 4J staff; the first day of school for 4J students; the preparation of student-athletics for the fall sports season; and the death of a South Eugene High School student the day before (watch). Board Chair Maya Rabasa discussed staff preparation for the start of the new school year, the back-to-school event for 4J staff, and the North region planning process. She also led the board in a moment of silence for the South Eugene High School student who had died (watch).
Items for Information
• Received an update on the start of the new school year (watch): Superintendent Dey updated board members about the 2022–23 school year, which started earlier in the day for most 4J students.
• Received an update on bond-funded construction projects over the summer (watch): District staff updated board members on the progress over the summer of construction projects paid for by the bond measure local voters approved in 2018.
Items for Action
• Approved consent calendar (watch): With a single vote, the board approved contracts to automate building control systems at Buena Vista Spanish Immersion Elementary School and paint and pressure wash both BV and South Eugene High School. It also approved the official minutes for the August 17 board meeting and January 26 board retreat. The vote was unanimous.
• Approved changes to board policies (watch): The board approved changes to board policies related to immunization, physical examination, vision screening and eye examination, and dental screening. The changes being considered are recommended to better align with existing rules and best practice for enrolling students. The vote was unanimous.
• Approved revised location and topic for continued annual retreat (watch): The board is holding its annual retreat over two separate dates: Sept. 6 and Oct. 1. The board voted to change the topic of the Oct. 1 session to be held virtually to continued goal-setting rather than team-building. The vote was unanimous.
• Approved change to public comment period (watch): The board voted to grant the board chair the discretion to extend a “grace period” to a speaker during the public comment period whose testimony runs past the allotted three minutes before moving to the next speaker. The vote was unanimous.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Considered proposed resolution on school emergency response plan (watch): Superintendent Dey provided board members with information about the all-hazards Emergency Operations Plan that is being drafted that covers all school sites and buildings. The plan’s objectives are to protect the safety and welfare of students, employees, and staff; provide a safe and coordinated response to emergencies; protect the district’s buildings and property; and enable a school to restore normal operations with minimal confusion in the shortest time possible.
Public Input
The board heard live public comment virtually via Zoom (watch). Two people spoke about starting wages for 4J’s classified employees and the location of board meetings. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting.
School Board Meeting Schedule & Information
Resumen de la reunión de la junta del 7 de septiembre de 2022
Reunión ordinaria de la junta escolar
El miércoles 7 de septiembre, la junta escolar sostuvo una reunión ordinaria. La sesión estuvo abierta al público a través de video en vivo por Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.
Reunión regular
Comentarios introductorios
El superintendente Andy Dey habló sobre el reciente evento de regreso a la escuela para el personal del 4J; el primer día de clases para los estudiantes del 4J; la preparación de atletismo estudiantil para la temporada deportiva de otoño; y la muerte de una estudiante de la Preparatoria South Eugene el día anterior (ver). La presidenta de la junta, Maya Rabasa, habló sobre la preparación del personal para el comienzo del nuevo año escolar, el evento de regreso a clases para el personal del 4J y el proceso de planificación de la región norte. También dirigió a la junta en un momento de silencio por la estudiante de la Preparatoria South Eugene que murió (ver).
Elementos de información
- Se recibió una actualización sobre el comienzo del nuevo año escolar (ver): el superintendente Dey actualizó a los miembros de la junta sobre el año escolar 2022–23, que comenzó más temprano para la mayoría de los estudiantes del 4J.
- Se recibió una actualización sobre los proyectos de construcción financiados con bonos durante el verano (ver): El personal del distrito actualizó a los miembros de la junta sobre el progreso durante el verano de los proyectos de construcción pagados por la medida de bonos aprobada por los votantes locales en el 2018.
Elementos para la acción
- Calendario de consentimiento aprobado (ver): Con un solo voto, la junta aprobó contratos para automatizar los sistemas de control de edificios en la escuela primaria de inmersión en español Buena Vista y pintar y lavar a presión tanto BV como South Eugene High School. También aprobó las actas oficiales de la reunión de la junta del 17 de agosto y el retiro de la junta del 26 de enero. La votación fue unánime.
- Cambios aprobados a las políticas de la junta (reloj): La junta aprobó cambios a las políticas de la junta relacionadas con la inmunización, el examen físico, los exámenes de la vista optómetro y oftalmólogo, y el examen dental. Se recomiendan los cambios que se están considerando para alinearse mejor con las reglas existentes y las mejores prácticas para inscribir a los estudiantes. La votación fue unánime.
- Se aprobó la ubicación y el tema revisados para continuar el retiro anual (ver): La junta llevará a cabo su retiro anual en dos fechas distintas: el 6 de septiembre y el 1 de octubre. La junta votó para cambiar el tema de la sesión del 1 de octubre que se llevará a cabo virtualmente para continuar con fijar objetivos en vez de construir equipos. La votación fue unánime.
- Cambio aprobado al período de comentario público (vigilancia): La junta votó para otorgar al presidente de la junta la discreción de extender un “período de gracia” a un orador durante el período de comentario público cuyo testimonio supere los tres minutos asignados antes de pasar al siguiente orador . La votación fue unánime.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
- Se consideró la resolución propuesta sobre el plan de respuesta de emergencia escolar (ver) El superintendente Dey proporcionó a los miembros de la junta información sobre el Plan de operaciones de emergencia para todos los peligros que se está redactando y que cubre a todos los sitios escolares y edificios. Los objetivos del plan son proteger la seguridad y el bienestar de los estudiantes, empleados y personal; proporcionar una respuesta segura y coordinada a las emergencias; proteger los edificios y la propiedad del distrito; y permitir que una escuela restablezca las operaciones normales con la mínima confusión en el menor tiempo posible.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom (ver). Dos personas hablaron sobre los salarios iniciales de los empleados clasificados del 4J y la ubicación de las reuniones de la junta. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
Agenda y materiales
Materiales de la reunión de la junta del 7 de septiembre
Audio de la reunión de la junta del 7 de septiembre
Video de la reunión de la junta del 7 de septiembre
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.
Calendario e información de las reuniones de la junta escolar
